Dodaj do ulubionych

śmieszne pytania

19.01.09, 10:07
Witam wszystkie koleżanki,

Mam kilka błahych pytań, ale śnią mi się one po nocach. Mam zacząć pracę od marca jako asystentka - sekretarka a nigdy nie miałam doczynienia z faxem i przełączaniem rozmów. Ogromna prośba - napiszcie mi jak się to robi u Was. Bardzo mi pomożecie.

Pozdrawiam i dziękuję z góry,

Magda
Edytor zaawansowany
  • lektorka 19.01.09, 10:57
    Hm, właściwie pytanie nie jest śmieszne. U mnie w firmie każdy
    przechodzi z obsługi sprzętu szkolenie. A i ja miałam sporo stresu
    na początku i kilka rozmów zamiast połączyć to rozłączyłam.
    U nas jeszcze jest o tyle dziwnie, że musimy każdą rozmowę/fax
    kodować. Tzn. po wpisaniu numeru dopisujemy jeszcze kod.

    Generalnie zasada jest taka, że wpisujesz nr telefonu, czyli np. 012
    526 5060, czasem jeszcze dopisuje się dodatkowe 0 przed całym
    numerem i wkładasz kartki do podajnika i wciskacz call albo czasem
    automatycznie zaczyna wciągać kartki i czekasz na potwierdzenie
    wysłania.
    Jeśli chodzi o telefon to odbierasz połączenie lub sama się z kimś
    łączysz, mówisz o co chodzi, i wciskasz przycisk hold, inquiry czy
    jakiś inny stosowany w firmie (chodzi o to, by ktoś słuchał
    muzyczki :) ) i łączysz się z numerem, z którym chcesz połączyć
    rozmowę. Też przekazujesz kto dzwoni i wciskasz klawisz transfer i
    gotowe.
  • laferme 19.01.09, 14:50
    pamiętaj też o Savoir vivre, jeśli łączysz rozmowę, to staraj się nie używać
    "Kowalski chce rozmawiać" bo to niegrzeczne
    używaj raczej "Kowalski prosi o połączenie/rozmowę"
    jeśli Twój szef jest wyższy rangą to nie łącz go z sekretariatem tylko
    bezpośrednio z osobą proszącą o rozmowę
    bądź grzeczna, miła i uśmiechaj się :)
    --
    MiniCity
  • magdusia88885 19.01.09, 14:58
    Dzięki za podpowiedzi. W tej pracy będę jednocześnie sekretarką i asystentką a
    szef jest obcojęzyczny więc pewnie będę łączyć go z osobami z zagranicy.
  • lektorka 19.01.09, 15:08
    No to etykieta jest podobna. Good morning/Good afternoon. XY (imię i
    nazwisko) from Z (nazwa firmy). I am calling on behalf of Mr A, he
    would like to speak with Mr B. No i czekasz na reakcję, czy ci
    powiedzą, że Mr B is not available at the moment albo, że: I'm
    putting you through. I cała filozofia.
  • magdusia88885 19.01.09, 15:42
    Dzięki za pomoc :) A co jak w drugą stronę - czyli dzwonią z zagranicy do mojego
    szefa i mam się go zapytać czy chce z nimi rozmawiać?
  • lektorka 19.01.09, 16:19
    W drugą stronę ja robię tak. Mówię: Could you please hold on, I will
    check if he is available. Jeśli mój szef jest zajęty albo nie chce
    rozmawiać to mówię: Currently he is not available. Would you like us
    to call you back or would you like to leave any message?
  • panna.migotka777 19.01.09, 15:38
    W mojej poprzedniej pracy do przełączenia rozmowy wystarczyło wcisnąć przycisk
    transfer i numer wewnętrzny, wtedy zgłaszał się szef i pytałam go czy życzy
    sobie rozmawiać z panem/panią X, jeśli sobie życzył to odkładałam słuchawkę i po
    sprawie. Jeśli nie chciał rozmawiać to wciskałam znowu przycisk transfer i
    tłumaczyłam dlaczego szef rozmawiać nie może. Fax włączałam wciskając transfer i
    numer wewnętrzny faksu kiedy po odebraniu telefonu słyszałam w słuchawce
    charakterystyczny pisk.

    W obecnej pracy fax mam ustawiony na odbiór automatyczny więc jest bezobsługowy.
    Wysyłanie polega na położeniu kartki, wybraniu numeru i wciśnięciu zielonego
    przycisku. Raport wychodzi po 20 sekundach od przesłania faksu.

    Pozdrawiam i życzę szybkiego opanowania sprzętu biurowego :)
    --
    "Kiedy dzieci są małe, mamy ochotę je zjeść. Kiedy są duże, żałujemy że tego nie
    zrobiliśmy" :D
  • magdusia88885 19.01.09, 15:44
    Dzięki za odpowiedź. Czy dobrze rozumiem, że jeśli szef chce rozmawiać to
    wystarczy, że ja odłożę słuchawkę i to powinno go połączyć z tą osobą?
  • panna.migotka777 19.01.09, 16:09
    Wszystko zależy od rodzaju centrali telefonicznej, u mnie w poprzedniej i
    aktualnej pracy tak właśnie jest. Czy tam gdzie pracujesz/będziesz pracować jest
    ktoś kto wykonywał te obowiązki przed Tobą? Jeśli tak to pamiętaj - lepiej zadać
    100 prostych pytań niż coś spierniczyć. Mnie za pytania nigdy nikt nie wyśmiał,
    raz zapytałam i było jasne :) Dasz radę, za kilka chwil wszystko będzie dla
    Ciebie banalne!
    --
    "Kiedy dzieci są małe, mamy ochotę je zjeść. Kiedy są duże, żałujemy że tego nie
    zrobiliśmy" :D
  • lektorka 19.01.09, 16:18
    Dokładnie. Lepiej zapytać. Bo to oczywiste, że telefony są różne i
    zasady różne. Ja na przykład mam tak ustawione przez informatyków
    telefony, że jeśli moi szefowie nie odbierają to telefon spada do
    mnie i ja go odbieram (wszystko wyświetla mi się na telefonie, tzn.
    że telefon dzwoni do X i że dzwoni taki a taki numer).
    Na pewno będzie ktoś kto ci pokaże.
  • robaszek_0 19.01.09, 21:44
    Dla mnie ważne były zasdy które szef ustalił, czyli powiedział mi
    kiedy i z kim łączyć zawsze a kogo olewąc :) i potem juz sama
    decydowałam ale zawsze informowałam że dzwonił Kowalski nawet jak go
    zbyłam. U mnie jest tak że widze kto dzwoni - (plecam zawsze byc
    miłym i uśmiechniętym przez tel bo to naprawde słychać, i zawsze
    traktuj miło tego kto dzwoni nieważne czy to prezydent czy bezdomny)
    zawsze staram sie zapytać pokrótce w jakiej sprawie kowalski dzwoni
    i informuje dyrektora o tym że dzwoni Kowalski w sprawie Y. Jeśli
    szef nie pamięta kto to Kowalski staram sie przypomnieć. Zapewne
    przeszkolą Cię w sprzęcie biurowym.
  • magdusia88885 20.01.09, 10:10
    Mam nadzieję, że mnie przeszkolą. Boję się trochę bo ta firma dopiero startuje w
    Polsce i przede mną nie było ani asystentki ani sekretarki..ale chyba jakaś
    pomoc techniczna będzie :)
  • robaszek_0 20.01.09, 11:11
    zapewnie dziewczyny pptwierdza ale kazdy ma wpadki na poczatku nikt
    nie jest idealny - ja rozłączałam rozmowy - albo łączyłam nie do
    tego dyrektora którego miałam.:) ale teraz to dla mnie pestka. Każda
    z nas miała początki swojej kariery :))
    powodzenia
  • joanna182-0 22.01.09, 11:09
    Po co się denerwujesz to wcale takie trudne nie jest. Ja jak poszłam
    na praktyki do firmy do księgowości to pierwsze co zostało mi
    pokazane jak się odbiera i wysyła faksy. W obecniej pracy faks mam
    zupełnie inny, ale na szczęście z obsługa jesgo nie mam najlepszego
    problemu.
  • naprawdetrzezwy 22.01.09, 11:16
    dla danego typu telefonu i centrali.

    A fax zgodnie z intrukcją obsługi: włożyć (papier), zadzwonić,
    nacisnąć guzik, wyjąć (papier).



    --
    Trzeźwy
    Naprawdę trzeźwy...
  • tyg.rys 22.01.09, 11:52
    Proszę się nie opieprzać, tylko brać do roboty!
  • naprawdetrzezwy 22.01.09, 14:05
    Już dzisiaj swoje zrobiłem (w tym: wysłałem faks i przełączyłem
    rozmowę).

    Wszystkiego dowiedziałem się z instrukcji obsługi.
    (może autorka nie potrafi czytać? Ale pisać i mienić się sekretarką
    potrafi... dziwne... pracuje w sejmie?)


    --
    Trzeźwy
    Naprawdę trzeźwy...
  • magdusia88885 23.01.09, 12:14
    Widzę, że Panowie są bardzo pewni, iż jak wejdę pierwszego dnia do pracy to na
    biureczku będzie leżała instrukcja obsługi telefonu itd. I na pewno będę miała
    czas, żeby ją opanować :) Jak miło :)
  • qdx 22.01.09, 12:40
    naucz się obsługi szefa;-)
  • ivan.mladek 22.01.09, 15:04
    Post został usunięty przez adminów lub założyciela forum .
  • lubie_gazete 22.01.09, 17:06
    Najważniejsze że masz fajne cycki :D .
    --
    Zapraszam Panie i Panów na świeżutkie forum MISJA ZŁAPAĆ CHŁOPA :

    forum.gazeta.pl/forum/71,1.html?f=70811
  • papigo 22.01.09, 21:57
    Post został usunięty przez adminów lub założyciela forum .
  • 10zet 22.01.09, 22:12
    A ja jestem informatykiem i nie wiem do czego to jest link? tiny.pl/vmcs
  • m.pazdzioch 23.01.09, 01:50
    Post został usunięty przez adminów lub założyciela forum .

Popularne wątki

Nie pamiętasz hasła

lub ?

 

Nie masz jeszcze konta? Zarejestruj się

Nakarm Pajacyka