Podpisywane superpilnych dokumentów

[monisienek]

Witam.

Dziewczyny, czy u Was w pracy też zdarzają się osoby, które ciągle mają coś
superpilnego do podpisania?
Dopiero co byłam u Preza omówić sprawy, a tu przylatuje jedna osoba, wciska
mi papiery i mówi, że to bardzo pilne i czy mogłabym TERAZ podejść do Preza i
mu dać do podpisu: "Prezes teraz siedzi sam, więc możesz podejść?"

NIE, nie mogę, bo:
1 dopiero byłam
2 jestem zajęta czym innym
3 on też potrzebuje czasu na posiedzenie samemu i porobienie swoich spraw

Jak to powiedzieć ludziom, którzy za 5 min muszą jechać do urzędu z tym
podpisanym upoważnieniem albo coś podobnego?
I jednocześnie nie wyjść na leniwca i na opóźniacza spraw?

U mnie w firmie jest w tej chwili 1000 osób i jakieś 15 działów.
Wystarczy, że z każdego przyjdzie jedna osoba z superpilnym pismem i już mam
z głowy pół dnia na bieganie do Preza z jednym dokumentem...

Jest mały problem.
Drzwi od Preza są ciągle otwarte i widać, co się dzieje w jego pokoju.

Co mam zrobić, żeby nie latać ciągle z każdym superpilnym pismem do niego co
5 min?

Co Wy robicie?

[versaczi]

W takim przypadku nie pozostaje nic innego jak przeprosić i wejść po podpis.

[hispana]

1 pogadac z prezesem - zapytac, czy taki stan sie mu nie podoba
2 wspolnie podjac najlepsza decyzje
3 poinformowac o tym reszte fabryki

jesli sie ludzi przyzwyczai ze o kazdej porze dnia w kazdej chwili prezes
bedzie dla nich dostepny to nie zdyscyplinuja sie do tego, zeby robote robic w
terminie a nie w ostatniej chwili

[monisienek]

Też myślałam nad wprowadzeniem wewnętrznych zasad.
Tylko, że obawiam się, że dla niego to jest OK.
Bo on taki jest, że się na wszystko godzi... ;O)

Natomiast to dla mnie jest nie OK, bo ciągle muszę się odrywać od pracy i
wkurza mnie to, jak ludzie mi mówią co mam robić "Idź teraz, bo tamten już
wyszedł!"

GRrrrrr....

[hispana]

moim zdaniem najwazniejsze jesli dla szefa to jest ok
skoro akceptuje taki stan rzeczy, niech robota lezy odlogiem, a ty biegaj,
jesli zdarzy sie "fu...k up" z tego powodu to zawsze masz wytlumaczenie -
stosuj logike dilberta, przeciez nie mozesz wplywac na cos na co nie masz wplywu

[monisienek]

Też prawda.

Jutro z nim pogadam i zobaczymy.

[hispana]

chyba pourywalabym ludziom glowy ktorzy by do mnie co chwile przychodzili -
trzeba ustalic wewnetrzny porzadek tak zeby sie dostosowali do niego

[monika_04]

No u mnie tak też mam. Na ogół mówię, że mają mi zostawić do podpisu i odbiorą
sobie potem. Chyba, ze przychodzi Główna Księgowa albo ktoś inny z "wierchuszki".

[monisienek]

Problem w tym, że oni nie mogą zostawić tego pisma, tylko będą stać nademną
dopóki nie pójde do Preza po podpis.
To przecież superpilne. ;OP

[monika_04]

To może wprowadzić odgórne zasady? W porozumieniu z szefem? Że np dwa razy
dziennie szef podpisuje i koniec. Jak ktoś się raz czy drugi przejedzie- to na
drugi raz będzie lepiej pilnował terminów. Inaczej nigdy się nie nauczą i będą
przychodzić z kolejną "pilną" sprawą.

[monisienek]

Jest!
Udało mi się z nim uzgodnić, że ludzie mają przynosić pisma 2x dziennie.
Raz przed 8,30 - podpis po 9, a drugi raz do 14 - podpis po 14,30.
I koniec. :O)))

Faktycznie, trzeba ustalić zasady...

[hispana]

super!!

[kabaste]

U mnie taki niereformowalny jest dział kadr, wszyscy umieli się dostosować, że
jak poczta ma wyjść jeszcze tego samego dnia to należy ją przynieść do godziny
8.00.
A te dwie wredne kobiety przynoszą pismo np. o 9.00 albo i później i wielce
rozczarowane i nafochane, że pismo wyjdzie dzień później. Porażka. Niektórzy
jakby na złość nie dostosowują się do ustalonych zasad bo się im wydaje, że są
taaacy ważni, że dla nich należy robić wyjątki....

[monika_04]

A z pocztą to ja mam luźno bo nie ja zawożę tylko inna osoba i to zależy od jej
rozkładu dnia- raz o pierwszej raz o drugiej. Nie mam też stałych godzin
składania poczty i zdarza się, że ktoś przynosi pismo półgodziny albo kwadrans
przed wyjściem z pracy- wtedy oznaczkowuję, wpisuję do książki i niech sam se
leci na pocztę. Chyba, że to szef- wtedy niestety muszę sama bo on bardzo lubi
na ostatnią chwilę wysyłać..

[monisienek]

U mnie też w HR jest taka osoba niereformowalna.
Tu chodziło akurat o ogłoszenia wewnętrzne.
Mamy do tego od niedawna specjalna procedurę: osoba, która chce wydać
ogłoszenie sama je redaguje, potem przesyła mailem do mnie (żebym nie musiała
przepisywać) i przynosi do mnie wydrukowane z podpisem swojego szefa (żeby były
tylko ważne ogłoszenia, a nie każda pierdoła). Ogłoszenie wydaję następnego
dnia.

Pierwszy raz, jak przyszła ta osoba do mnie o zrobienie ogłoszenia oczywiście
superpilnego i superważnego i nie do końca zgodnie z procedurą ("Monika, napisz
ogłoszenie, że to i tamto... i wyślij od razu...!")...

To zrobiłam tak:
1 WYTŁUMACZYŁAM jej dokładnie, że jest taka procedura i że ta procedura polega
na tym i na tamtym i dotyczy wszystkich
2 powiedziałam jej, że TERAZ OK, puszczę jej to, ale ma uzupełnić papiery już
po wysłaniu ogłoszenia i powiedziałam, że następnym razem ją odeślę, jak nie
zrobi, tak jak ma być

Oczywiście dużo czasu nie minęło, jak przyszła DOKŁADNIE w ten sam sposób
prosząc o dokładnie to samo.
Powiedziałam jej wtedy, że przecież mówiłam jej ostatnio, że jest procedura,
dokładnie ją wyjaśniłam i że nie rozumiem, dlaczego znów do mnie z tym
przychodzi.
Trochę ją potraktowałam jak dziecko... ;OP
A jej było głupio i od tej pory już normalnie przynosi.

A jeśli chodzi o pocztę, to mamy umowę z Pocztą-Polską, że jak coś mamy, to
listonosz zabiera. Kosztuje 9 zł + znaczki.
Może zaproponujcie szefom. Przecież, jak ktoś od was idzie lub jedzie, to to
też są koszty. :O)

[maga95]

Zbieram na swoim biurku te wszystkie super pilne dokumenty i wszystkie razem
kładę prezesowi na stole pod koniec dnia.Jest przecież bardzo zajęty i wszyscy
to rozumieją:). Bardzo nie lubi, kiedy mu się przeszkadza i wchodzi do gabinetu
z każdym papierkiem co pięć minut.

[danusiaa2]

No nie, wy się tak zachowujecie jak by ten wasz prezes był jakimś bóstwem a wy
jego kapłankami. Coś jest pilne, pół firmy zapieprza po nocach, żeby wyrobić
się z terminem a jaśnie pan jest zbyt wielki na to by złożyć podpis. A pani
kapłanka nie będzie odrywać się od swojej (jakże ważnej) pracy i przeszkadzać
swemu bóstwu. Czy wy nie rozumiecie, że są różne przetargi, konkursy, okazje w
których dzień zwłoki to już koniec? Że są terminy na złożenie deklaracji
podatkowych? Że dla innych pracowników prezes to tylko osoba zatrudniona w tej
samej firmie (tylko na wyższym stanowisku) i oczekują, że on też zrobi wszystko
jak najszybciej dla dobra firmy? A sekretarka, której się nie chce tyłka
ruszyć, żeby zanieść pismo to już tragedia dla firmy.

[hispana]

Danuska, uwazam ze brak Ci umiejetnosci rozumienia tekstu
nie piszemy w tym watku o sprawach niezwyklych, bedacych wynikiem siedzenia po
nocach tylko o sprawach, ktore moglyby byc zalatwione w terminie i bez
pospiechu gdyby nie opieszalosc i lenistwo tychze merytorycznych pracownikow
ktorzy twierdza ze moga sie opierniczac zamiast pracowac

[danusiaa2]

A wymienione przez monisieniek powody, żeby nie zanieść pilnego dokumentu do
podpisania świadczą, że nie nadaje się do żadnej poważnej pracy. W
sekretariacie nie powinno być miejsca na takie pańcie, bo mogą doprowadzić
firmę do ruiny .

[maga95]

Droga Danusiu:)
Czy byłaś kiedyś taką "pancią sekretarką" - jak lekceważąco się o nas
wypowiadasz? Jeśli nie, to chyba niewiele masz w tym temacie do powiedzenia.
A pracownicy merytoryczni, którzy muszą siedzieć po nocach i dokumenty
przynoszą na ostatnia chwilę, też mogą doprowadzić firmę do ruiny. W większym,
zapewne, stopniu niż sekretarka, która ma ochraniać szefa przed natrętami.
Miłego dnia.

[danusiaa2]

Kobieto , pracownicy merytoryczni to dla Ciebie natręci przed, którymi szefa
trzeba ochraniać???!!!
Pańcią sekretarką nazywam tylko takie panie jak Ty. Profesjonalne, mądre
sekretarki są na wagę złota i są z reguły bardzo szanowane. Natomiast takie jak
Ty przynoszą wstyd i pracują na złą opinię również i szefa.

[monika_04]

A to było takie miłe forum. Czy i nas nie ominie plaga trollowania?

[marghot]

dogadaj się z szefem, wydaj następnie oredzie do wszystkich, ze szefowi dok. do
podpisu przekazywane są np. 2 czy 3 razy dziennie i tyle.