rady dla początkującej asystentki...

[emimonika]

chodzi mi o wszelkie rady i porady, jakieś sugestie jak się zachowywać w
pracy, wobec szefa, wobec innych pracowników tak aby wszyscy byli zadowoleni...
wiem zbyt ogólnie piszę...
za mną dopiero kilka dni pracy i jestem naprawdę zagubiona...

[jasnie_panienka]

emimonika napisała:

> chodzi mi o wszelkie rady i porady, jakieś sugestie jak się zachowywać w
> pracy, wobec szefa, wobec innych pracowników tak aby wszyscy byli zadowoleni...

ważne, żebyś wiedziała jakie masz obowiązki i się z nich wywiązywała. zadowolona
masz być ty i szef - łączy was umowa o pracę. handlujesz pracą i dostajesz za to
pieniądze. zarówno praca, jak i pieniądze mają zadowalać stronę przeciwną.
a cała reszta nie ma znaczenia, szczególnie "inni pracownicy". z tonu twojej
wypowiedzi można się domyślać, że wszyscy jeżdżą ci po głowie, doprowadzają do
łez i odreagowują na tobie swoje stresy. nie daj się i głowa do góry!

[emimonika]

hmm stwierdzenie "jeżdżą po głowie" to może trochę za dużo powiedziane, ale
faktycznie czuję się nieco zagubiona.
Dzięki za wsparcie. Dziś już ciut ciut lepiej mi było w pracy. Ale tylko ciut.

[emimonika]

A teraz tak...
Jak wyglądają u Was szafy z dokumentami?
Znaczy się jaki macie system oznaczeń? Jak są "nazwane" poszczególne
segregatory? Czy tak hasłowo (mniej więcej co jest w środku np. KRS, STATUTY)
czy może macie jakiś system kodów? Szef chce abym opracowała taki system kodów
właśnie... no i nie wiem od czego zacząć :-(

[zagubiona11]

No, niby można zrobić sobie tajną listę kodów (np. 001- statuty, 002-
KRS, 004- kluczowi klienci itd.) i trzymać listę w sejfie, i te kody
wpisać na segregatorach, ale po co? Na segregatorach pisze się
normalnie, co jest w środku, żebys mogła szybko odnaleźć dokument,
albo sam szef, albo koleżanka, która Cię będzie zastępować, jak
będziesz chora.

Szef się pewnie firmów szpiegowskich naoglądał.

Ale na wszelki wypadek zapytaj, o co mu chodzi z tymi kodami i
napisz nam. Może to jakieś nowe trendy w archiwizowaniu, a ja nic o
nich nie wiem, chętnie się dowiem.

[tulcymea]

jasnie_panienko, dobrze wiedziałam jakie są moje obowiązki co więcej
wywiązywałam się z nich! Niestety koleżanki mnie nie polubiły bo
miałam własne biuro i kasę większą niż one. Nie przedłużono mi
umowy, gdyż szef rzekł, iż nie potrafię stworzyć atmosfery (nie
kupowałam ciastek bez okazji), koleżanki się skarżą( na co? chyba
donoszą) oraz "nie pasujemy do siebie". Niestety, atmosfera jest
jednak ważna i robi swoje. Lepiej mieć zespół ze sobą niż przeciw.
Cała polityka by ludzie cię "lubili", ale na głowę nie wchodzili.

atomsfera

[tynia]

tulcymea napisała:

> jasnie_panienko, dobrze wiedziałam jakie są moje obowiązki co
więcej
> wywiązywałam się z nich! Niestety koleżanki mnie nie polubiły bo
> miałam własne biuro i kasę większą niż one. Nie przedłużono mi
> umowy, gdyż szef rzekł, iż nie potrafię stworzyć atmosfery (nie
> kupowałam ciastek bez okazji), koleżanki się skarżą( na co? chyba
> donoszą) oraz "nie pasujemy do siebie". Niestety, atmosfera jest
> jednak ważna i robi swoje. Lepiej mieć zespół ze sobą niż przeciw.
> Cała polityka by ludzie cię "lubili", ale na głowę nie wchodzili.

O, właśnie. Tulcymea pisze o sprawie, która i mnie nurtuje - to
tzw "stwarzanie atmosfery".
Nie lubię biurowych korytarzowych gadek o niczym - o pogodzie, o
nowym sweterku, o planach wakacyjnych, o tym co iks powiedział do
igreka, czy prezes w dobrym nastroju i dlaczego nie, przynoszenia
ciasteczek imienionowych, czekoladek, ćwir ćwir, bla bla blaaaa.
Mierzi mnie to i energii mi szkoda. Kiedy jakiś czas temu dotarło do
mnie, że uprawianie takich pogawędek sprawia, że zyskuje się
powszechną sympatię i etykietkę osoby serdecznej, interesującej (??)
i ogólnie lubianej (a co gorsza ni stąd ni zowąd kompetentnej)
osłupiałam. Okopałam się na swojej pozycji osoby małomównej i
niewylewnej, ale w głębi ducha nadal nie mogę wyjść ze zdziwienia,
jak łatwo ludzi zmylić, zamydlić im oczy ćwierkaniem.
Podejrzewam, że to kwestia ludzkich (niewygórowanych) potrzeb.
Niestety - nikt tak naprawdę zadając mi pytanie "jak się masz" nie
interesuje się jak się naprawdę mam tylko chce usłyszeć "ach
świetnie świetnie, jedziemy z narzeczonym na Capri, a ostatnio
zmieniliśmy samochód". Co robić, makdonaldyzacja.

Acha, nieuleganie manii ćwierkania i oprotestowanie stwarzania
atmosfery nie zaprocentowało w moim przypadku wylaniem mnie z pracy,
jest to polityka całkowicie bezpieczna :-) Natomiast zyskuje się
opinię raroga, no ale coś za coś.

[tulcymea]

no w mojej ex firmie to akurat było najważniejsze. Bo to, że będę
wykonywać swoje obowiązki było oczywiste, dlatego mi przecież
płacili, dlatego zatrudnili. Dzisiaj jestem sfrustrowana i myślę o
sobie jak o kimś niefajnym, nielubianym i nie potrafiącym się
odnaleźć. Boję się podjąć nową pracę, bo co ja takiego fajnego mogę
przyszłemu pracodawcy zaoferować poza wiedzą i pracą? Ostracyzm w
pracy może niesamowicie podciąć skrzydła. No ale co, kupować te
ciastka, włazić w de... niefajnej koleżance, bo czasem jeszcze
szefowi coś palnie?

[tynia]

tulcymea napisała:

> no w mojej ex firmie to akurat było najważniejsze. Bo to, że będę
> wykonywać swoje obowiązki było oczywiste, dlatego mi przecież
> płacili, dlatego zatrudnili. Dzisiaj jestem sfrustrowana i myślę o
> sobie jak o kimś niefajnym, nielubianym i nie potrafiącym się
> odnaleźć. Boję się podjąć nową pracę, bo co ja takiego fajnego
mogę
> przyszłemu pracodawcy zaoferować poza wiedzą i pracą? Ostracyzm w
> pracy może niesamowicie podciąć skrzydła. No ale co, kupować te
> ciastka, włazić w de... niefajnej koleżance, bo czasem jeszcze
> szefowi coś palnie?

Nie uzależniaj swojego poczucia własnej wartości od opinii buców -
pliiiiiiz! Możesz potraktować te przykre doświadczenia jako
ostateczną wiedzę na swój temat a ludzi z eks-pracy jak delfickie
wyrocznie. A możesz spuścić to wszystko z prądem Wisły i myśleć o
sobie, że jesteś mądra, fajna i wyjątkowa bez względu na to, co
myślą inni. Twoje myślenie o sobie zależy OD CIEBIE.
Na pociechę - są też normalni szefowie i normalne koleżanki.
Występują z rzadka, coś jak białe kruki, ale występują ;-)
Pozdrawiam mocno.

[tulcymea]

dzięki Tynia, jakoś miło mi się zrobiło na serduchu.

[jasnie_panienka]

tulcymea napisała:
Nie przedłużono mi
> umowy, gdyż szef rzekł, iż nie potrafię stworzyć atmosfery (nie
> kupowałam ciastek bez okazji)

słuchaj, trafiłaś na dupę, nie szefa.

[lady.godiva]

Wszyscy nie mogą być zadowoleni, zresztą nie taki cel jest twojej pracy. Twoim
celem to sprawnie zarządzany sekretariat. Nie daj sobie nikomu wejść na głowę-
ani twojemu zwierzchnikowi ani współpracownikom bo jak wyczują twoją miękką
naturę to cię wykorzystają i będą jeździć jak po łysej kobyle.

[zagubiona11]

Kochana, podstawowa rada, żeby przetrwać na tym stanowisku to
przyoblec się w grubą skórę. Godność osobistą zostawić za drzwiami
firmy. I nauczyć się, że jeśli szef popełni błąd to dlatego, że jest
taki zapracowany, a jeśli Ty popełnisz błąd, to dlatego, że jesteś
źle zorganizowana.

[emimonika]

o tak... przekonałam się już o tym... o tej grubej skórze... o godności...
Niestety godności nie potrafię zostawić za drzwiami.

[tulcymea]

i bardzo dobrze, nikt nie ma prawa pozbawiać nas naszej godności.
Czasem trzeba nie widzieć, nie słyszeć.

[jasnie_panienka]

zagubiona11 napisała:
żeby przetrwać na tym stanowisku to
> przyoblec się w grubą skórę. Godność osobistą zostawić za drzwiami
> firmy.

Chyba naprawdę jesteś zagubiona.

Jeśli ktoś nie szanuje cię w pracy i cierpi na tym twoja godność osobista - jak
możesz na to pozwolić?

No, chyba że:
a/ to jedyna praca w promieniu 100 kilometrów a ty masz na utrzymaniu chore
dziecko/matkę/ciotkę;
b/ ktoś cię szantażuje i nie możesz odejść;
c/ jesteś typem ofiary i dobrze ci z tym.

Nawet najgorszy furiat ma chwile, kiedy wracają mu władze umysłowe. Idziesz i
wyjaśniasz sprawę.

Za 50 lat na bujanym fotelu, kiedy ledwie przypomnisz sobie nazwę firmy w której
pracowałaś - będziesz gryźć resztką zębów palce do krwi ze złości, że dałaś sobą
pomiatać.

Godność osobista to coś czego nikt ci nie zabierze, chyba, że zrezygnujesz sama.

[cleopa]

jasnie panienko jak rozumiem "wyrwalaś " sie z tej beznadzieji i
zmienilas prace ..dlaczego więc z uporem maniaka tkwisz na tym
forum i "rozdrapujesz stare rany"? :D
Tesknisz??
Az tak dali Ci w kość że wywolali w Tobie traumatyczne przezycia
ktore odznaczaja sie na calym Twoim obecnym zyciu??
Ja gdyby mi bylo źle i zmieniłabym prace ani bym nie pomyslala zeby
jeszcze uczestniczyc na forum nt

do Cleopy

[jasnie_panienka]

to co chciałam napisałam o sobie, wystarczy.
zamiast analizować moje życie zajmij się swoim podwórkiem. cóż, twoje wpisy
najweselsze nie są.

[cleopa]

ale ja jestem sekretarka i jestem na rorum sekretarek gdzie
dzielimy sie i troskami i radościami a Ty tu tkwisz i nie umiesz
sie uwolnić :)

[jasnie_panienka]

widzisz, znam sekretarskie realia i nie uwolnię się od przeszłości, wcale tego
nie chcę. tak jak rekonwalescent pamięta o swojej chorobie i chętnie dzieli się
doświadczeniem.
mam wiele koleżanek sekretarek w przeróżnych firmach, przeżyłam kilku trudnych
szefów, może dwóch przyzwoitych, nauczyłam się przetrwać w biurowej dżungli.
walczę z kapitalistycznym feudalizmem tu i ówdzie, bo żal mi zahukanych
dziewczyn i nie mogę patrzeć na łzy spowodowane pms-em szefowej czy problemami z
erekcją szefa.

jeśli ci przeszkadzam - nie czytaj.

proste?

[cleopa]

OK :)

[tulcymea]

a ja myślę, iż czasem dobrze jak ktoś kto już w branży nie robi
nadal dzieli się swoimi doświadczeniami. W końcu po to istnieje
niniejsze forum. Owszem jasnie_panienka ma często kąśliwe uwagi, ale
też i bardzo prawdziwe. Ot taki jej koloryt.

[cleopa]

alez oczywiście ze ma trafne tylko dlaczego akurat ma byc kąsliwa
dla nas?? :D co my jej winne ?? :D

[emimonika]

Jaśnie_panienko a ja Ci dziękuję. I rozumiem. Pracowałam jako asystentka całe
...2 tygodnie. Myślałam że to będzie mój zawód na dłużej, ale nie jestem w
stanie ścierpieć chamstwa i docinków szefa. Podziwiam dziewczyny które potrafią
"przyoblec się w grubą skórę". Ja nie potrafiłam. NIe wiem czy wszyscy szefowie
tacy są, czy nie , ale po tych nieszczęsnych 2 tygodniach, mam zszarpaną
psychikę. Będę teraz miała wielkie opory aby stanąć twarzą w twarz z nowym
pracodawcą... Odwiedzam jednak jeszcze to forum, ciekawi mnie jak inni sobie
radzą bądź nie radzą. Pozdrawiam!

emimoniko

[jasnie_panienka]

brawo!

nie martw się, nie wszyscy szefowie są tacy, nie każda firma to Chamowo Sp. z
o.o., czy też Mobbing S.A.

a gruba skóra to odporność na: zadania na wczoraj, humory szefa, zmiany poleceń,
niejasną komunikację, wybuchowość, trzaskanie drzwiami, krzyki - z czasem
zaszczepisz się tym wszystkim jak szczepionką na grypę i uodpornisz się.

ale nie na chamstwo! dla chamstwa nie ma tolerancji i kropka.

[cleopa]

przeszlam wielu szefów ,łącznie z chamem i wydzierusem :) teraz mam
super szefa na poziomie ,jesteśmy na "ty" szanujemy i ja rzadze w
sekretariacie i jego biurze :)
Co do jasnie panienki to tezuwazam ze ma trafne uwagi ale forma:D
OK :)
J.panienko pamietam twoja wypowiedż cos w stylu ze mądre
wyksztalcone dziewczyny nie maja wiary we wlasne mozliwości a byle
wyksztalcony facet prze do przodu... Zapadlo mi w pamięc bo to
prawda.Obserwuje to na codzien ..
Ale ja juz mam 40-che i trudno mi zmienic zawód ..zazdroszczę Ci
ale tez lubie swoja pracę

[zoe125]

Ja nie wiem, czy uodparnianie się na humory szefa, trzaskanie
drzwiami czy zmienne polecenia to taka dobra rada. To cholernie
stresujące, bo miałam w swoim życiu dwoje takich szefów i po pewnym
czasie dochodziłam do wniosku, że co z tego, że na wściekły ryk
szefowej "a czym Ty się K*** teraz zajmujesz???"
odkrzykiwalam: "Tym, co mi Pani k**** dzisiaj rano zleciła!!!"?
Owszem, nie dawałam po sobiejeździć, ale czy na tym ma polegać praca
w biurze? Na zabawie w poligon i udowadnianiem sobie krzykami, kto
tu rządzi?

Niejasna komunikacja i zmiany poleceń to tragedia, bo w ten sposób
otrzymując polecenie nigy nie wiesz, czy się nie narobisz po to, aby
usłyszeć "no ale przecież to już robi ktos inny, czemu Ty sie tym
zajmujesz?".

zoe125

[jasnie_panienka]

rozmowa na poziomie rzucania k..wami to zwykłe chamstwo. dla chamstwa tolerancji
nie ma.

cała reszta jest powszechna i chwała temu kto nie ma z nią do czynienia. a
uodpornienie się na to to jedyna droga do przetrwania. nie jesteś od tego żeby
szefa wychowywać. możesz stawiać granice jeśli chodzi o osobiste przytyki, ale
styl pracy masz z góry narzucony.

[indiana_jonesowa]

Akurat ja przeszłam z jednej skrajności w drugą...w pierwszej
pracymój szef był (jest) erotomanem, furiatem, dusigroszem,
niesprawiedliwcem, szowinistą, chamem i wiecie co zwyczajnie
poszukałam innej pracy...pomyslałam jestm młoda, zdrowa każda praca
uszlachetnia i każdej się podejmę byle nie być tutaj i wiecie co?
Udało się! Jestem w super firmie,,,dbają o mnie, chcą żeby została
co okazaują w postaci premi, dodatków, prezentów i bezpłatnej opieki
zdrowotnej oraz socjalnej...mój szef to mężczyzna na poziome, dobrze
wychowany, ale też wymagający...Uważam że nikt za was moje drogie
życia nie przeżyje...jeżeli WY nic w nim, nie zmienicie to
zostaniecie złe, nieszczęśliwe ze swoimi szefami złamasami...

[jasnie_panienka]

indianowa dobrze gada.

[mysz.orek]

rady dla asystentki...
- usiadz z szefem i pogadajcie.na czym mu zalezy co jest
najważniejsze, tzn jakiego typu spotkania czy jakie twoje czynności
- podpytaj poprzedniczkę, jeśli to mozliwe, co on lubi a czego
nie.tzn na przykład moja powiedziala że on sobie sam robi
kawe.Zapytałam go na poczatku czy mu robić kawę,on powiedział że
jesli będzie tego chciał to mnie poprosi, jesli nie to sam będzie
sobie robił..i tak jest do dzisiaj
- poukładaj sobie wszystko po swojemu, nie bój się zmian w
organizacji rzeczy, to wszystko ma ułatwić twoją pracę
- pros o odp zwrotną, jeśli nie jesteś pewna czy zarezerwowałaś mu
odpowiedni standardem hotel zapytaj po przyjexdzie czy był ok, jesli
nie sam Ci powie , że np woli sheratona od np holiday inn
itd komunikacja jest najważniejsza.

[robaszek_0]

najważniejsza komunikacja -
musisz wyczuc co lubi czego nie i czego oczekuje - bo tego czesto
nie ma w karcie stanowiska.
To sie wypracowuje na własnych błędach. moja poprzedniczka cos mi
tam szepneła ale jak ona odeszła pomału robiłam zmiany i to duze.
Przemeblowałam sekretariat wszystko mam po swojemu bo mi tak łatwiej
i wygodniej. Ale grunt to komunikacja i pytaj o wszystko.

[carla3]

Dziewczyny, ja również rozpoczynam pracę asystentki i jestem nowa w
tym zawodzie. Wiem już mniej więcej jak ta praca wygląda, ale
powiedzcie jak ułatwiacie sobie organizację pracy?? czasem jest
mnóstwo spraw do załatwienia, wszystkie ważne, jak ustalacie
kolejność, priorytety??

[mysz.orek]

Ułatwiam sobie prace zapisując wszystko.
Koniecznie użaywaj kalendarza ja mam i leketroniczny i normalny.
Korzystam tez z zadan w outlooku.
Robię co rano listę rzeczy do zrobienia i wykreslam te które
skonczylam.to pomaga.
jesli czegoś nie zrobiłam to przepisuje to na następny dzien.
Priorytety?poznasz je szybko- na pewno zadania od bezposredniego
szefa.

[agnieszka12_4]

Jeżeli chodzi o organizację podróży służbowych wpadło mi w ręce ostatnio coś takiego:
www.amin.pl/upload/do_pobrania/PoradnikAsystentki-PodrozeSluzbowe.pdf
Też nie wiedziałam jak się za to zabrać, a dzięki temu trochę mi się rozjaśniło. Przynajmniej wiem co i jak robić.