Dodaj do ulubionych

oferta pracy - mnie rozbawił opis obowiązków

23.06.09, 22:14
ASYSTENT OBSŁUGI PREZESA ZARZADU
Do obowiązków osoby zatrudnionej na tym stanowisku należeć będzie:

ustalanie z Prezesem terminów, miejsc i zakresu spotkań
(tematycznego
i osobowego) i wpisywanie ich do kalendarza,
aktualizacja wpisów do kalendarza Prezesa,
umawianie spotkań,
zapewnianie rezerwacji restauracji na spotkania służbowe Prezesa,
codzienny przegląd prasy, wykonywany zgodnie z treścią zarządzenia w
tej sprawie,
tworzenie odpowiedzi na pisma w imieniu Prezesa:
gratulacje - nie później niż 5 dni po otrzymaniu gratulacji,
zaproszenia - nie później niż 5 dni po otrzymaniu zaproszenia chyba,
że na zaproszeniu jest podany inny termin odpowiedzi,
życzenia - nie później niż 5 dni po otrzymaniu życzeń,
e-maili informacyjnych do dostawców i partnerów handlowych,
dostarczanie Prezesowi (we współpracy z Działami: Handlowym,
Organizacyjno - Prawnym i Marketingu) listy spraw, o których ma
rozmawiać z kontrahentami podczas spotkań służbowych,
obsługa sekretarska rozmów Prezesa z osobami, do których powinien On
zadzwonić osobiście,
selekcja i opisywanie poczty przychodzącej, informacji, pism,
materiałów reklamowych itp.,
umawianie wizyt, w tym przygotowywanie stosownych prezentów,
łączenie rozmów telefonicznych dotyczących reakcji imieninowej lub
gratulacyjnej,
realizację zadań od strony technicznej, w związku ze współpracą z
Prezesem Zarządu w sprawach związanych z działalnością społeczną
Prezesa, pisanie sprawozdań z posiedzeń zarządów, zespołów roboczych
itp., w których Prezes bierze udział; wymiana korespondencji w
imieniu Prezesa; przygotowanie materiałów dla Prezesa na spotkania
związane z ww. instytucjami (posiedzenia zarządów, zespołów
roboczych itp.)
planowanie i pilnowanie planu Prezesa dnia na następny dzień, w tym
czy na zaplanowane spotkania zewnętrzne potrzebuje kierowców -
przekazanie tej informacji do Działu Logistyki do godz. 16:00 dnia
poprzedzającego spotkanie
organizacja logistyczna spotkań służbowych Prezesa Zarządu poza
biurem, tj.:
o ustalenie dokładnego adresu i odpowiedniego miejsca wjazdu
lub wejścia do miejsca spotkania,
o uzyskanie przepustki uprawniającej na wejście na teren
miejsca spotkania,
o ustalenie, czy możliwy jest wjazd na teren miejsca
spotkania czy tylko wejście (podawanie nr rej. samochodu Prezesa do
instytucji przy wjazdach na ich teren),
o w przypadku nowych miejsc spotkania, ustalenie gdzie Prezes
ma się skierować po wejściu na teren miejsca spotkania (budynek,
wejście, piętro, pokój),
o przekazywanie Kierownikowi Działu Logistyki, w dniu
poprzedzającym spotkania, pisemnej listy nazwisk wraz ze stopniami,
stanowiskami służbowymi oraz numerami telefonów osób, z którymi
Prezes jest umówiony oraz osób obsługujących (asystent(ka),
adiutant, sekretarka itd.),
o przypominanie Prezesowi Zarządu o wyjściach na spotkania z
uwzględnieniem czasu potrzebnego na dotarcie na miejsce - we
współpracy z Działem Logistyki,
o pilnowanie czy Prezes Zarządu ma wizytówki, zaproszenie,
list gratulacyjny, prezent na spotkanie, na które wychodzi oraz
listę spraw, o których ma rozmawiać,
o pilnowanie i pamiętanie o kwiatach, np. jeśli na przyjęcie
organizowane przez mężczyznę zaprasza też jego żona oraz w innych
sytuacjach tego wymagających,
o planowanie spotkań na terenie firmy (ustalenie czy
spotkanie będzie miało miejsce w gabinecie Prezesa, sali
konferencyjnej małej, dużej) - po otrzymaniu informacji od Działów
Handlowego i Marketingu,
o sprawdzanie co dwa tygodnie oraz w przypadku wyjazdów i
wyjść na spotkania czy Prezes Zarządu ma wizytówki (w wersji PL i EN
w razie potrzeby),
Wyjazdy służbowe:
wyszukiwanie i rezerwacja hoteli, samochodów, połączeń lotniczych i
innych na wyjazdy Prezesa Zarządu,
pilnowanie żeby Prezes Zarządu przed wyjazdem miał ze sobą:
odpowiednie karty (Miles&More i Ubezpieczenie), ładowarkę,
wizytówki, plany miast, mapy państw, zaproszenia, ubezpieczenie dla
podróżujących razem z nim członków rodziny,
pilnowanie i rozliczanie punktów z Miles & More - Prezesa Zarządu i
jego żony - zgodnie z procedurą dostępną u Kierownika Biura,
wypisywanie i rozliczanie delegacji Prezesa Zarządu.
Obserwuj wątek
Inne wątki na temat:

Popularne wątki

Nie pamiętasz hasła

lub ?

 

Nie masz jeszcze konta? Zarejestruj się

Nakarm Pajacyka