Archiwizacja

[maaria33]

Trochę w nawiązaniu do wątków pracowo-biurowych.

Gdzie zdobyć umięjetność nowoczesnej archiwizacji - zarówno "papierowej" jak i elektronicznej? (programy, systemy, ale też różne "kruczki") . Czy są jakies kursy, szkolenia, studia?

Tonę w "papierach" - prywatnie i zawodowo ( a nie mam "pani do prac biurowych ).

Najbardziej mi zależy na nauce sensownych systemów od strony praktycznej, ale gdyby przy okazji można by mieć certyfikat na jakiś system byloby miło (ale nie jest to konieczne). Acha - jestem też zainteresowana archiwizowaniem/katalogowaniem książek.

Wiem, że na własny użytek można działac zdroworozsądkowo, ale ja nie jestem w stanie wyjść poza próg : jeżeli mam np 10 kategorii książek/dokumentów a ksiązka/document X kwalifikuje się do kilku kategorii to co dalej?

[aqua48]

maaria33 napisała:

> Tonę w "papierach" - prywatnie i zawodowo ( a nie mam "pani do prac biurowych
> ).

Papiery segreguj chronologicznie, jeśli nie potrafisz inaczej - po dacie wpłynięcia. Ja mam w domu teczki z rozmaitymi działami i tak mi najlepiej, ale w pracy musiałam się przestawić na chronologię i tez było ok.

> jeżeli mam np 10 kategorii książek/dokumentów a ksiązka
> /document X kwalifikuje się do kilku kategorii to co dalej?

Wpisujesz go do każdego katalogu nadając mu jeden i ten sam numer.
Czyli masz np. Biblię, nadajesz jej nr R3/II/12 i wpisujesz z tym numerem w katalogu pod książki religijne, ale także np. pod literatura zagraniczna lub tłumaczona. R3 oznacza regał trzeci, II druga półka, 12 pozycję od lewej na tej półce. Gdziekolwiek zajrzysz znajdziesz tę samą książkę opisaną wg jej cech i odszukasz szybko jej miejsce na półce.

[maaria33]

Czyli pozostaje wpisywanie do każdego katalogu (I ewentualne kopiowanie). Właśnie tego bym chciała uniknąć. Czyli szukam system, do którego wpiszę/wkleję/skopiuję dokument jeden raz i zaznacze do jakich katalogów ma to wpisać.

Na przykład mam tłumaczenie wiersza (zmyslony przykład) . Dokumentem podstawowym jest wiersz, tłumaczenie, faktura/umowa za tłumaczenie. Chcę to wszystko trzymać w katalogach: Faktury, Tłumaczenia, Poeta X, Projekty 2017. I nie chcę tego wpisywac/kopiować ręcznie do 4 miejsc.

Fizyczna/elektroniczna archiwizacja wg daty też nie do końca się sprwdza, bo jeżeli nie pamiętam czy ten "wiersz" dotyczy roku 2017 czy 2015, a w katalogach wg lat są i 'wiersze" i sprzęt IT i wizyty u lekarza, to jednak jest to kawałek roboty.

Być może ludzkośc nie wymyśliła jeszcze żadnego takiego systemu, ale jeżeli wymyśliła to chciałabym go poznać.

[tt-tka]

Ludzkosc jak ludzkosc - ja kataloguje wszystko alfabetycznie, z odnosnikiem typu*tlumaczenie, *faktura itd.
Jak lekarze, to pod L, jak sprzet to pod S.
Aczkolwiek i tak nie unikam wpadek i bywa, ze szaleje szukajac Iksinskiego pod Z (Zenek) albo K (kolega) albo W (wspolpracownik), a znajduje pod T (ten idiota).

[maaria33]

No właśnie tego chcę uniknąć I zamarzyłam o systemie, w którym Iksinskiego wpisujesz raz i zazanaczasz, że ma się znaleźc w kategoriach Z, K , W i T. I wtedy jak potrzebujesz szybko listy tych idiotów to masz ją od ręki itd.

[tt-tka]

No to jednak kopiowanie i wysylka... bo zaznacze wymienione kategorie przy spisie alfabetycznym, a i tak, jak znam Iksinskiego, zaplacze mi sie pod Z (zlosliwiec).

[tt-tka]

pardon, pod Z to on juz jest
No to zaplacze sie pod P (psotnik) albo C (chochlik), albo dowolnie. On juz Taki jest. Albo Taki jest moj komp. Albo te krasnale, co sie w kompie kryja, nie wiadomo. Ale zawsze jest cos, czego nie moge znalezc.

PS kiedys - nie wiem jak teraz - wzorcowy system miala centralna kartoteka kryminalistyczna. Sortowanie wg pieciu podstawowych danych i glebokiego alfabetu (cokolwiek to znaczy, zdaje sie, ze trzy poczatkowe litery, a nie tylko pierwsza, ale pewna nie jestem). jezeli zechce ci sie pogrzebac i poszukac tworcy/uzytkownikow tego systemu, to moze wlasnie to, czego potrzebujesz ?

[maaria33]

Dziéki. Spróbujé, ale nie sądzę, że takie informacje będa on line. Ale i tak dzięki.

[tt-tka]

On line pewnie nie. Raczej popytaj emerytowanych glinierzy, jesli znasz jakichs
Albo wprost w kartotece, jezeli juz nie uzywaja tego systemu, moze puszcza farbe.

[aqua48]

maaria33 napisała:

> zamarzyłam o systemie, w którym Iksinskiego w
> pisujesz raz i zazanaczasz, że ma się znaleźc w kategoriach Z, K , W i T.

Nie system Ci potrzebny tylko sprawna asystentka/sekretarka/archiwistka.

[maaria33]

To to ja wiem ! Mój numer 1 na liscie kiedy wygram w totolotka - nawet firmie zafunduję

[szorstkawelna]

A nie da się tego zrobić w Excelu z funkcją "jeżeli...."? Tak gdybam tylko. Ja mam stosunkowo mało do archiwizowania i robię to latami/tematami.

[tojamarusia]

Każde archiwum państwowe organizuje kursy archiwalne 1 i 2 stopnia. Trochę kosztuje ale zobywasz wiedzę teoretyczną i praktyczną. Możesz też zatrudnić firmę do fachowego zarchiwizowania dokumentacji.

[maaria33]

Dzięki, sprawdzę. Jeżeli mam za coś płacić to wolę za naukę niż za to, że ktos raz to za mnie zrobi, zwłaszcza, że to niekonczący się process.