Służbowa korespondencja

[izas55]

Dziewczyny, mam pytanie dotyczące służbowej korespondencji.

Powiedzmy, że pracuję w instytucji A, gdzie służbowa korespondencja z innych instytucji, adresowana do mnie imiennie, przechodzi przez Kancelarię Główną rejestrującą przesyłki i potem jest odbierana przez sekretarki z odpowiednich "oddziałów" i dostarczana pracownikom.
Na podstawie jakiegoś pisma z Bardzo Ważnego Ministerstwa ( z tego co się dowiedziałam od sekretarki) została podjęta decyzja, że korespondencja przychodząca do pracowników instytucji jest otwierana przez kancelarię.

Czy to jest zgodne z prawem i ustawą o ochronie danych osobowych? Bo przyznam, że się wściekłam. Przyszła do mnie listem poleconym służbowa korespondencja, zawierająca dokumenty na których był mój pesel, domowy adres i numer konta i dostałam to w otwartej kopercie, którą nie wiem kto miał w rękach.

Czy mogę z czystym sumieniem robić awanturę?

[teresa104]

Wydaje mi się, że pracodawca ma prawo do kontroli korespondencji służbowej.
Z grubsza domyślam się, w jakiej instytucji pracujesz, przypuszczam zatem, że kancelaria dostała pulsowania żyłki na wieść o konieczności otwierania całej korespondencji. Otwierają kopertę i tyle, oby odwalić.
Myślę też, że wielu Twoich kolegów w tym momencie piekli się podobnie.

[mniickhiateal]

Ja jestem z pewnością w innego rodzaju instytucji, ale u nas a) pracodawca ma prawo przeglądania wszystkiego, co do nas i z powrotem jest przesyłane kanałami firmowymi, przy czym b) istoty uprawnione do przeglądania mają odpowiednie uprawnienia od strony administracji danymi osobowymi.
Tak więc jak a + b, to nie masz się o co, niestety, ciskać. Acz bym sprawdziła zachodzenie b.

[mniickhiateal]

mniickhiateal napisała:

> pracodawca ma prawo przeglądania wszystkiego, co do nas i z powrotem jest przesyłane kanałami firmowymi

Jeszcze doprecyzuję: ma prawo i my o tym wiemy, bo regulamin pracy z odpowiednimi zapisami wszyscy podpisują, a i na kanałach firmowych obwieszczenia na ten temat są jasno umieszczone.

[izas55]

Informacja o otwieraniu korespondencji, ani o uprawnieniach, czy tajemnicy służbowej nie została przekazana. O to się tak na prawdę wściekłam.

[teresa104]

Może sprawdź jeszcze w regulaminie pracy, czy kwestia korespondencji jest tam podniesiona. Być może taki zapis tam istnieje tylko dotąd stosowano dobry obyczaj, że pierwszeństwo w rozpieczętowaniu ma imienny adresat.

[mniickhiateal]

teresa104 napisała:

> Może sprawdź jeszcze w regulaminie pracy, czy kwestia korespondencji jest tam p
> odniesiona. Być może taki zapis tam istnieje tylko dotąd stosowano dobry obycza
> j, że pierwszeństwo w rozpieczętowaniu ma imienny adresat.

No dokładniusieńko. Niewykluczone, żeście podpisali tę zgodę/przyjęcie do wiadomości poprzez akceptację regulaminu.

[izas55]

Akurat tak się składa, że w ramach Zasiadania w Komitetach i Komisjach tworzyłam regulamin organizacyjny Instytucji i tam jest jak byk, że do obowiązków kancelarii należy,
1) przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie próbek
2) przyjmowanie i przekazywanie dokumentacji do poszczególnych jednostek organizacyjnych
3) obsługa korespondencji wchodzącej/wychodzącej

i nie ma tam nic o otwieraniu korespondencji. Jeszce przeszukam listę Bardzo Ważnych Okólników, może coś mi umknęło.

[mniickhiateal]

izas55 napisała:

> Akurat tak się składa, że w ramach Zasiadania w Komitetach i Komisjach tworzyła
> m regulamin organizacyjny Instytucji i tam jest jak byk, że do obowiązków kance
> larii należy,
> 1) przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie próbek
> 2) przyjmowanie i przekazywanie dokumentacji do poszczególnych jednostek organi
> zacyjnych
> 3) obsługa korespondencji wchodzącej/wychodzącej
>
> i nie ma tam nic o otwieraniu korespondencji. Jeszce przeszukam listę Bardzo Wa
> żnych Okólników, może coś mi umknęło.
>
>

Fancy. A nie macie osobnego regulaminu pracy? Tam stoi, że nie należy molestować ani pluć na kolegów i kraść długopisów, i że kanały komunikacyjne są monitorowane.

[magdalaena1977]

mniickhiateal napisała:

> Fancy. A nie macie osobnego regulaminu pracy? Tam stoi, że nie należy molestowa
> ć ani pluć na kolegów i kraść długopisów, i że kanały komunikacyjne są monitoro
> wane.

Mogą nie mieć regulaminu pracy, to zależy od statusu Instytucji.

[izas55]

Moja wyjątkowa instytucja jest tak bardzo fancy, że zakłada że się w pracy nie pluje i nie molestuje, o długopisach nie wspominając. Wszystkie tego typu sprawy regulowane są zarządzeniami dyrekcji. Stąd mój kompletny szok, że żadna informacja na temat zarządzenia w tej sprawie do mnie nie dotarła, bo jakbym wiedział to bym to pewnie przyjęła do wiadomości. Nie mam nic przeciwko temu, żeby pracodawca wiedział o mojej aktywności zawodowej. A tak, doręczenie otwartego listu zawierającego chyba jednak chronione dane doprowadziło mnie do stanu furii.

[mniickhiateal]

izas55 napisała:

>Nie mam nic przeciwko temu, żeby pra
> codawca wiedział o mojej aktywności zawodowej. A tak, doręczenie otwartego list
> u zawierającego chyba jednak chronione dane doprowadziło mnie do stanu furii.
>

Nie no, ja rozumiem i empatyzuję z poczuciem naruszenia granic, ale obawiam się, że w temacie samego otwierania niewiele się zawalczy, bo pracodawca ma prawo jakoś tam monitorować. Natomiast być może kwestia ochrony danych osobowych jest niedostatecznie nowocześnie w waszej niezaplutej instytucji zaopiekowana i tym bym się zainteresowała. Kiedy ja otrzymuję korespondencję od pracodawcy i podmiotów powiązanych z danymi osobowymi (PITy, paski wypłaty i tego pokroju fanty), to przychodzi to z rąk własnych pracowników kadr, które mają odpowiednie upoważnienia i szkolenia ODO, a gdy to niemożliwe, to pocztą na adres domowy, gdzie obowiązuje tajemnica pocztowa.

[magdalaena1977]

Ja pracuję w innej instytucji niż Ty i korespondencja adresowana imiennie do konkretnego pracownika jest mu przekazywana na biurko bez otwierania. Ale tej korespondencji jest mało i zwykle jest kierowana do pracodawcy a adresowana na konkretnego pracownika jedynie przez pomyłkę.

[slotna]

W mojej instytucji korespondencja adresowana imiennie nie jest otwierana. Był moment, kiedy przechodziła przez kancelarię nadinstytucji (co powodowało notoryczne jej gubienie i opóźnianie) i też nie była. Muszę pamiętać, żeby się wściec, jeśli się to zmieni bez zapowiedzi ;)

[bathilda]

U nas w firmie jest identycznie. Chyba że jest dopisek "do rąk własnych". Inaczej kancelaria otwiera wszystko. Był nawet plan żeby wszystko skanowali i wysyłali elektronicznie ale na razie tego nie wdrożyli.

[izas55]

Mały update.

Napisałam do dyrekcji Instytucji list z pytaniem czy kancelaria może otwierać korespondencję i czy wszyscy są odpowiednio przeszkoleni, bo w otwartym liście był mój pesel, numer konta, adres.
Wczoraj przez kancelarię przyszedł do mnie już zamknięty list..... Został wpisany do wszystkich Bardzo Ważnych Ksiąg, koperta była opieczątkowana, ale zamknięta.

[bathilda]

Słowem "warto pytać" :D