Gość: I.LEŚNIKOWSKI
IP: *.czestochowa.um.gov.pl / *.um.gov.pl
13.10.04, 11:53
Częstochowskiemu Urzędowi Miasta przyznano międzynarodowy certyfikat ISO
9001:2001. W dniach 28 - 29 września 2004 r. odbył się w Urzędzie Miasta
Częstochowy audit certyfikujący przeprowadzony przez niezależnych auditorów
powołanych przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji. W wyniku auditu
uznano, że Urząd spełnia warunki i rekomendowano przyznanie normy ISO 9001.
Uroczystość wręczenia Certyfikatu odbędzie się w Sali Sesyjnej Urzędu Miasta,
22 października o godzinie 13.00.
Czym jest ISO
ISO (International Organization for Standarization) - Międzynarodowa
Organizacja Normalizacyjna. Organizacje tę powołano do życia w 1949 r. na
skutek porozumienia najważniejszych na świecie organizacji standaryzacyjnych.
Siedziba ISO znajduje się w Genewie. Jest to organizacja pozarządowa. Obecnie
do ISO należą 144 kraje. Normy ISO publikowane są przez Międzynarodową
Organizację Normalizacyjną, a następnie adaptowane i wprowadzane przez
krajowe organy normalizacyjne (w przypadku Polski jest to Polski Komitet
Normalizacyjny).
Normy ISO serii 9000, tworzone są w najwęższym ujęciu przez trzy normy:
1. normę ISO 9000- opisującą podstawowe zagadnienia i podającą
podstawową terminologię,
2. normę ISO 9001- opisującą wymagania systemu zarządzania jakością
(SZJ),
3. normę ISO 9004- wskazującą możliwości doskonalenia zarządzania.
Jedynie norma ISO 9001 zawiera wymagania, które organizacja powinna spełniać,
aby móc deklarować, że wdrożyła system zarządzania jakością zgodny z
wymaganiami tejże normy. Norma określa wymagania w zakresie m. in.:
· dokumentacji systemu oraz nadzoru na dokumentacją,
· odpowiedzialności kierownictwa,
· zarządzania zasobami ludzkimi,
· realizacji usług,
· pomiarów, analizy i doskonalenia.
Jaką normę zdobył częstochowski Urząd – co wdrożono w Częstochowie
Dążąc do lepszej jakości usług oferowanych mieszkańcom i sprawnego
zarządzania Urzędem Miasta Prezydent Miasta Częstochowy, Tadeusz Wrona podjął
decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001.
W związku z wymaganiami normy opracowano i wdrożono m. in.:
1) katalog usług świadczonych przez Urząd Miasta (wyodrębniono ponad 290
kart informacyjnych dla usług, karty zawierają syntetyczną informację na
temat usługi wg jednolitej i przejrzystej struktury,
2) rejestr aktów prawnych dotyczących świadczonych usług (zawiera ponad
200 tytułów aktów prawnych oraz miejsce ich publikacji),
3) rejestr druków (formularzy funkcjonujących w Urzędzie (wyodrębniono
ponad 260 formularzy),
4) instrukcje wewnętrzne regulujące organizację pracy,
5) system szkoleń pracowniczych,
6) wymagania dla wszystkich pracowników (określone w tzw. kartach
wymagań stanowiskowych)
7) ocenę pracowników,
8) „Politykę Jakości”,
9) „Księgę Jakości”,
10) Procedury,
11) System auditów wewnętrznych (powołano auditorów wewnętrznych)
Historia zdobywania certyfikatu
Lipiec 2003 roku – wyłoniono na drodze przetargu firmę mającą przeprowadzić
szkolenie pracowników Urzędu.
W dniach 28- 29 września 2004 r. odbył się w Urzędzie Miasta Częstochowy
audit certyfikujący przeprowadzony przez niezależnych auditorów powołanych
przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji.
Auditorzy porównywali nasz system zarządzania jakością z wymaganiami normy
ISO 9001. Audit zakończył się pomyślnie dla naszej organizacji i otrzymaliśmy
certyfikat PCBC oraz certyfikat IQNet, tj. Międzynarodowej Sieci
Certyfikacji.
Polskie Centrum Badań i Certyfikacji jest członkiem Międzynarodowej
Organizacji IQNet. Członkostwo to oznacza, że na całym świecie, a zwłaszcza w
krajach Unii Europejskiej, certyfikaty wydane przez PCBC S.A uzyskują
akceptację i promocję partnerskich jednostek certyfikujących.
Jakie miasta w Polsce mają certyfikat ISO
Dołączyliśmy do grona urzędów miast i gmin, które taki certyfikat posiadają.
Oto niektóre z nich: Łódź, Bydgoszcz, Gdańsk, Malbork, Oświęcim, Sosnowiec,
Toruń, Sopot, Płock, Tychy, Rybnik, Będzin, Konin, Gliwice, Wrocław, Radom.
Przykładowe korzyści z otrzymania tego certyfikatu:
- doskonalenie organizacji Urzędu dla dobra mieszkańców,
- dowód nad prowadzeniem właściwego nadzoru nad organizacją,
- zwiększenie konkurencyjności w zakresie pozyskiwania np. inwestorów
(Urząd, który ma certyfikat wzbudza większe zaufanie)
- wzmocnienie wiarygodności organizacji w opinii interesantów,
- podniesienie wartości organizacji,
- ułatwienie zdobycia uznania zagranicznych jednostek certyfikujących
BENCHMARKING - JACY JESTEŚMY
Efektem projektu Urzędu Miejskiego w Gliwicach zatytułowanego “Benchmarking w
zakresie efektywności zarządzania organizacją” jest dokument porównujący
działalność Urzędów różnych miast w Polsce w tym Częstochowy. Do projektu
przystąpiło 6 miast: Gliwice, Bielsko – Biała, Częstochowa, Kraków, Opole,
Tychy. Systematyczne badania mają zidentyfikować słabe strony zarządzania
Urzędem i wprowadzić działania korygujące; mają zidentyfikować dobre
praktyki, doprowadzić do wymiany informacji w tym zakresie z innymi Urzędami.
Wyniki oceny Częstochowskiego Urzędu są lepsze niż średnia porównawcza
wszystkich miast biorących udział w projekcie.
Nie publikujemy danych innych miast gdyż obowiązuje nas umowa o publikacji
danych tylko z grupą porównawczą.
Wyniki Częstochowy w odniesieniu do grupy porównawczej
Liczba pracowników na 10 tys. mieszkańców – Częstochowa 26,24; GP – 28,43.
Liczba mieszkańców na 1 pracownika urzędu – Częstochowa 381,10; GP – 355,64.
Wybrane koszty administracyjne w przeliczeniu na 1 mieszkańca – Częstochowa
0,18 zł; GP - 0,27 zł..
Koszt materiałów biurowych (ogółem) – Częstochowa - 125,38; GP – 171,84.
Koszt rozmów telefonicznych (ogółem, miesięcznie w przeliczeniu na 1
pracownika) – Częstochowa - 48,59; GP - 64,88.
Liczba szkoleń zewnętrznych w przeliczeniu na 1 pracownika – Częstochowa
0,25; GP – 0,29.
Środki przeznaczone na szkolenia na 1 pracownika – 115,85; GP - 128, 39.
Odsetek pracowników którym udzielono pomocy w studiach – 5,18%; GP - 2,70%.
Skargi dotyczące działalności Urzędu w I półroczu 2004:
liczba skarg na 1 mieszkańca – 2,28; GP - 3,15.
wskaźnik skarg zasadnych – 10,5%; GP -16,95%.
średni czas załatwiania skarg – 19 dni; GP - 22,20 dni.
średnie przedłużenie z art. 237 kpa – 13 dni; GP - 18,60.
przekroczenia – 0; GP – 1,60.
średni czas załatwiania spraw przez Radę Miasta – 21; GP - 39,20.
wydłużenia – 54; GP - 37,60.
Ireneusz Leśnikowski
rzecznik prasowy Urzędu Miasta Częstochowy