obowiązki sekretarki

[Gość: polla4]

Niedługo zaczynam pracę w tym zawodzie. Poradźcie mi czego mam unikać, a na co
mam zwracać szczególną uwagę i co robić żeby sprawdzic się jako dobry
pracownik. Dodam, że nie mam doświadczenia na tym stanowisku.

[polla4]

nie ma na tym forum zadnych sekretarek? ; )

[Gość: gosc]

robienia loda szefowi to obowiazek jesli chceszpracowac w tym
zawodzie

[Gość: MissKiss]

Hm chyba nie każdy szef jest facetem:D chyba za duzo filmow sie
naoglądales/as..Nie kazdy facet jest świnią!!!!

[Gość: misio68]

A no jest jedna.Tak z grubsza:
1.Zwsze punktualna.
2.Przed przyj sciem Prezesa korespondencja przych. zwykła i meilowa
w paluszku.
3. Przypomnienie zadań na cały dzień.
4. Herbatka czekajaca juz na biurku.
5. Prowadzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
5. Odbieranie tel.itp.
7. Umawianie spotkań z interesentami.
8.PIlnowanie wszelkich ważnych dat spotkań itp.
9. Plinowanie by niezkłucano pracy Prezesa podczas wżnych spotkań
itp.
10.Pisanie pism itp.
11.Obsługa gości przych. (kawa itp.)
12.Wysyłanie korespondencji.
13. Zawsze schludny ubiór.
Staram się być o krok przed Prezesem, przewidywać poprostu pewne
rzeczy czy sytuacje.

[Gość: misio68]

i oczywiście obsługa sprzętu biurowego ksero fax itp.

[Gość: polla4]

Ha! Wstyd się przyznac, ale nigdy nie wysyłałam ani nie odbierałam faxu i jestem
antytechniczna. Po prostu nigdy nie musiałam tego robic w poprzedniej pracy. Mam
nadzieję ze sie nie skompromituje przez te braki ;-P

[Gość: misio68]

fax i ksero to mały pikuś:)5 latek niemiałby z tym problemów

[Gość: polla4]

Duzo informacji, dziekuję :)

[Gość: polla4]

I jeszcze kolejne pytania - co do tych wszystkich zadan jak poczta, telefony,
kalendarz, pisanie pism...to jest dla mnie jasne, tylko nie wiem czy moge nosic
stroj mniej oficjalny, bo srednio lubuje sie w zakietach itp. I co do podawania
kawy/herbaty szefowi - czy mam podawac ja tylko jemu czy tez powinnam proponowac
ja pracownikom firmy (ok. 7 osob)?

[Gość: misio]

Ubiór zależy od miejsca w którym pracujesz inaczej wygląda
sekretariat i praca w dużej firmie a inaczej w jednoosobowej.

Ja pracuję w średniej firmie ale przychodzą ważne osobistości że tak
powiem. Saram się być przeważnie ubrana w jakąś elegancką koszulę
czy jakiś fajny komplecik zwłaszcza że wiem np. że ma odbyć się
jakieś ważne spotkanie. Jeśli wiem że dzień będzie lużniejszy to
fajne dżinsy sweterek wystarczy. Ale ogólnie lubię wyglądac
elegancko.

Oprócz Prezesa, Kierownika i mnie są jeszce księgowe.Zawsze jak z
ranka robię Herbatkę to oczywoiścię pytam wszyskich.

[Gość: aga]

To jak dostałaś pracę skoro nie masz o niej zielonego pojęcia? Praca
sekretarki w jednej firmie różni się od pracy sekretarki w drugiej.
Nie wydaje mi się, żeby robienie kawy innym pracownikom należało do
Twoich obowiązków. Jesteś sekretarką a nie służącą. Powiedzą Ci
jakie są Twoje obowiązki. Jeansy i sweterek - tak nie wypada się
ubrać będąc jakimkolwiek pracownikiem administracyjnym, a co dopiero
sekretarką. Pamiętaj, że "jak Cię widzą, tak Cię piszą". Oprócz tych
podstawowych zwykłych spraw jakie zostały podane wcześniej, do
obowiązków sekretarki może należeć:
- przyjmowanie zamówień, fakturowanie, kontakt z kurierami
- obsługa kasy
- dokumentacja kadrowa - akta osobowe, ewidencje czasu pracy,
urlopów, zarobków, tworzenie grafiku, regulaminów etc.
- obsługa strony internetowej czy sklepu internetowego, ogłoszenia w
mediach
- drobne tłumaczenia
- tworzenie raportów i prezentacji
i szereg innych zadań - jak to bywa w małych firmach. Skoro w firmie
jest 7 osób, to możesz się spodziewać, że będziesz prawą ręką szefa
i po kilku miesiącach gdy szef wyjedzie na wakacje, funkcjonowanie
firmy będzie na Twojej głowie.
a i faksem się nie przejmuj - powiedz, że w poprzedniej firmie był
całkowicie inny. Pracowałam w kilku firmach i w każdej to urządzenie
wprawiało mnie w osłupienie. To jak z telefonem komórkowym - jak się
do jednego przyzwyczaisz, to trudno wysłać smsa z innego :)
powodzenia

[Gość: polla4]

Aga! Sama nie wiem jak, chyba ze względu na pewne cechy charakteru -jestem
konkretna, małomowna, rzeczowa. Podejrzewam, ze brak doświadczenia nie był dla
prezesa problemem nie do przeskoczenia skoro zdecydował sie jednak na mnie.
Pojęcie mam tylko teoretyczne, ale od czegoś trzeba zacząc, a zresztą kazdy był
kiedys nowicjuszem w swoim zawodzie ; ) Będę sie bardzo starac, żeby jak
najszybciej załapac wszystko. Kadry nie sa mi obce, więc mogłabym prowadzic je
dla tych paru osób. Dziekuję za wszystkie cenne rady, nie spodziewałam się az
tylu :)

[Gość: misio68]

Też nie miałam doswiadczenia i jakoś poszło.
Jeszcze jedna rada nie zostawiaj nic na potem ,jutro,wszystko rób od
ręki i na bieżąco wszystko sobie notój wszelkie polecenia itp.

[annataylor]

a ja mam doswiadczenie jako sekretarka, ale pracy nie moge znalezc. wydaje mi
sie, ze przyczyna moze byc skonczenie dwoch kierunkow studiow :/

[iberia.pl]

forum.gazeta.pl/forum/71,1.html?f=30422

[Gość: Hania]

Pracowałam jako sekretarka w radio. Nie musiałam mieć eleganckiego stroju, bo wyglądała bym wręcz dziwnie. Ubiór dopasuj do miejsca pracy. Zapytaj jaki strój obowiązuje, a jeżeli nie chcesz pytać, 2-3 dni przyjdź "pod krawatem" i poobserwuj jak inni są ubrani.

Co do obowiązków to oprócz wymienionych powyżej, do moich należało również uzupełnianie zapasów spożywczych i biurowych, tzn. kupowanie na bieżąco i dbanie, aby nie zabrakło: kawy, cukru, śmietanek do kawy, papieru i folii do faksu, długopisów, druków KP i KW, segregatorów, koszulek do dokumentów itp.

[Gość: Asystentka Dyra]

Przede wszystkim nie wpadaj w panikę, bo niektórzy lubią
wykorzystywać nowych, wystraszonych pracowników i to nie włącznie w
kwestii parzenia kawy. Jeśli jesteś sekretarką działu/asystentką
biura to trudno, żebyś robiła kawę/herbatę wszystkim pracownikom;
jeśli jesteś np. asystentką dyrektora/prezesa czy innego ważniaka to
możesz mu to zaproponować. Ale propozycje robienia loda, jak tu
jakiś przygłup napisał, odpadają!!
Ja też nie jestem techniczna, a sobie poradziłam i z kserem, i z
faksem; takie urządzenia obsługują sekretarki w małych firmach po
maturze a nawet bez, więc bez nerwówki.
Co do stroju - umiar przede wszystkim. Nie musisz chodzić w
garsonkach, ale zapomnij o wielkiej biżuterii, tipsach, mocnym
makijażu (bardzo źle widziana jest tona pudru i kolorowe, np.
turkusowe cienie na powiekach).
Pozdraiwam i życze powodzenia!!