Faktura - wysyłanie faktur

[Gość: Daro]

Mam pytanie bardzo elementarne i potrzebna mi jest odpowiedź z czysto
praktycznego punktu widzenia.
Rozpoczynam działalnosc gospodarczą. Będę świadczył usługi na rzecz
przedsiębiorców. Firma bedzie zamawiala usluge telefonicznie, faxem,mailem itd
i bedzie maila dostarczona do siedziby z faktura z okreslonym terminem
platnosci przelewem. I teraz obawiam sie, ze w przypadku nie zaplacenia
faktury (nie takie wielkie kwoty) bez podpisu odbiorcy na fakturze bede mial
problemy z ewentualnym dochodzeniem naleznosci. Gdybym zastosowal przedplate -
czy w firmach jest zwyczaj takiego zamawiania uslug? Jak w praktyce moze
zadzialac faktura pro forma wysylana na mail? I czy faktycznie stanowi problem
wysylanie faktur VAT mailem - wobec faktu braku koniecznosci ich podpisywania.
Chodzi mi o praktyke.
Pozdrawiam

[Gość: prezes]

jedyny sposob zabezpieczenia to taki, że jesli nie wplynie w termienie
odpowiednia wplata to blokujesz usługe wykonywaną na rzecz tej firmy. kwestia
tylko czy w Twoim przypadku to jest mozliwe? pozdrawiam

[Gość: Daro]

No niestety nie możliwe. Cała magia usług, które będę świadczył polega na czasie
- jeden telefon i jutro gotowe. Więc duży obrót zamówieniami, umowami, fakturami
itp. odpada. Daltego szukam najsprawniejszego rozwiązania.

[jsolt]

może zastosuj następującą kolejność dokumentów przy zamówieniu
- zapytanie od firmy (mail/fax, ewentualnie tel.)
- Twoja odpowiedź/oferta wraz z ceną, terminami płatności itp. (mail, fax)
- potwierdzenie powyższych warunków przez klienta (mail, fax) = zamówienie
- oświadczenie od klienta dla ciebie o wyrażeniu zgody przez klienta na
wystawienie faktury VAT bez jego podpisu (mail/fax, oryginał pocztą)
- wystawiasz fakturę, przesłać możesz ją mailem ale jedynie informacyjnie,
oryginał wysyłasz pocztą/osobiście do klienta w dwóch egzemplarzach, prosisz o
zwrot podpisanej kopii.
oczywiście stosuje się przedpłaty, ale głównie przy pierwszym zamówieniu,
natomiast jeżeli będziesz miał klientów stałych, to z czasem będą oni woleli
rozliczać się z dłuższym terminem płatności.


Gość portalu: Daro napisał(a):

> Mam pytanie bardzo elementarne i potrzebna mi jest odpowiedź z czysto
> praktycznego punktu widzenia.
> Rozpoczynam działalnosc gospodarczą. Będę świadczył usługi na rzecz
> przedsiębiorców. Firma bedzie zamawiala usluge telefonicznie, faxem,mailem itd
> i bedzie maila dostarczona do siedziby z faktura z okreslonym terminem
> platnosci przelewem. I teraz obawiam sie, ze w przypadku nie zaplacenia
> faktury (nie takie wielkie kwoty) bez podpisu odbiorcy na fakturze bede mial
> problemy z ewentualnym dochodzeniem naleznosci. Gdybym zastosowal przedplate -
> czy w firmach jest zwyczaj takiego zamawiania uslug? Jak w praktyce moze
> zadzialac faktura pro forma wysylana na mail? I czy faktycznie stanowi problem
> wysylanie faktur VAT mailem - wobec faktu braku koniecznosci ich podpisywania.
> Chodzi mi o praktyke.
> Pozdrawiam

[Gość: Daro]

No to skomplikowany obrót dokumentów - zajmuje za wiele czasu. Natomiast
zastanowiło mnie jedno z tego, co napisałeś. Przeciez obecne przepisy nie
przewidują konieczności podpisu na fakturach. Oczywiście nie przewidują również
możłiwości dostarczania "nieelektronicznych" faktur mailem. Ale z praktycznego
punktu widzenia - a taki mnie głównie teraz interesuje - faktura wysłana mailem
w postaci pdf i wydrukowana przez nabywcę wygląda dokładnie tak samo jak
wydrukowana przeze mnie i wysłana pocztą. Co Wy na to... ;-) Robi się tak?

[Gość: tom]

My wysyłamy faktury w PDFie, a klient je sobie drukuje - na jedno wychodzi,
skoro na fakturze i tak nie ma podpisu. Ale mamy pełne zaufanie do klientów -
być może nieuczciwy klient mógłby się później tłumaczyć, że nie otrzymał
faktury? Wszystko więc zależy od tego, jakie relacje masz z klientami.

Zdarzyło mi się płacić za usługi internetowe (hosting, domeny) w różnych
firmach sprzedających w Polsce domeny - też otrzymywałem tylko PDFy mailem. Tak
samo jak kupujesz bilet na samolot w Wizzair - też przychodzi faktura e-mailem.
Piszą tylko, że za specjalną dodatkową dopłatą (coś w rodzaju 10 zł) mogą
wysłać wydrukowaną fakturę pocztą. Oczywiście mi jako klientowi jest to zbędne
bo przyślą mi to samo co sam wydrukowałem.

[emiilka]

Faktura proforma to świetna sprawa. Wysyłasz taką fakturę e-mailem. Klient
sobie drukuje i robi przelew. Ty po zaksięgowaniu przelewu wykonujesz usługę.
Po wykonaniu wysyłasz właściwą fakturę vat pocztą (juz uregulowaną). Faktura
proforma nie jest dokumentem ksiegowym, to tylko dokument dla klienta, aby
wiedział za co płaci, za co wysyła Ci kasę. Dla Ciebie to świetne rozwiązanie.

Jednakże proponuję po 2-3 takich płatnościach traktować już klienta jako
stałego i po prostu mu zaufać. Ale pamietaj, że zanim zaczniesz z kimś robić
interesy poproś o kopie NIP, Regon, KRS - potwierdzone "za zgodność z
oryginałem" pieczątka plus czytelny podpis (przesłane do Ciebie pocztą).

Pozdrawiam
Emiilka

[Gość: Daro]

Wielkie dzięki Emilko. Nie mam wielkiego pojęcia o tym i uczę się dopiero ale
też wydaje mi się, że pro forma to niezły wynalazek. Oczywiście, że po jakimś
czasie mogę obdarzyć zaufaniem nawet przy wiekszych zamówieniach. Tylko bardziej
chodziło mi o to, jak się traktuje faktury pro forma w firmach na codzień. Czy
gdybyście zamawiali usługę, która ma być zrealizowana droga pocztową na drugi
lub trzeci dzień i jej koszt waha się od 50-200 zł i otrzymali jako
potwierdzenie zamówienia mailem fakture pro forma to czy przyjęte w Waszych
firmach zasady regulowania nalezności pozwoliłyby opłacic taką fakturę i nie
stanowiłobyto utrudnienia?

[emiilka]

U mnie jest tak, że wystawiamy fakturę proforma i wysyłamy ja faxem lub e-
mailem. Potem klient płaci i przesyla nam potwierdzenie przelewu. My wykonujemy
usługe i wystawiamy własciwą fakturę. Jesli zdaży sie, że jakieś dodatkowe
części trzeba było wymienić to faktura właściwa jest wyższa niż proforma, ale
przy formie płatności jest: "suma" ,np.1420zł brutto, "zapłacono" np.1200zł
brutto (bo tyle wynosiła przykładowo proforma), "pozostało do zapłaty" 220zł
brutto, termin płatności: np. 15.10.2006.

Faktury proforma trafiają do segregatora z wewnętrznymi dokumentami firmy, przy
każdej jest adnotacja z numerem właściwej faktury vat, której dotyczy.

Pozdrawiam
Emiilka

[emiilka]

Nie wiem jak jest w innych firmach przy płatnościach tak niskich jak piszesz
(50-200zł), ale w mojej nie byłoby z tym problemu chodziaż zazwyczaj nie
schodzimy poniżej 1000zł.

Jakbys miał jeszcze jakieś watpliwosci to napisz do mnie na gazetowego.

[wlodziu64]

Zgadzam się - efaktury to bardzo wygodna rzecz. Sam je stosuję i nie wyobrażam sobie wysyłać je listami albo doręczać osobiście (wysyłkowa sprzedaż)

[Gość: dobre]

Można ale w nie edytowalnym pliku jednocześnie chciała bym zwrócić uwagę na finansowanie pod faktury, bez zabezpieczeń nawet 500 tyś zł oraz bez sprawdzania BIK - jeśli jesteś zainteresowany zadzwoń 516 082 702.

[r.emik]

Na szczęście temat już nieaktualny, bo faktury elektroniczne świetnie funkcjonują, proformy i wszelkie systemy "przedpłacone" podobnie, no i nie ma wymogu podpisywania faktur, choć stare księgowe nadal hołdują zasadzie, że faktura musi być podpisana :)
--------
acuvue oasys

[Gość: fakturaxl]

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, można ją traktować jako propozycję, ofertę czy zamówienie, które można opłacić lub nie. Tutaj więcej informacji o fakturze proforma: www.fakturaxl.pl/faktura_proforma można też wystawić online w razie potrzeby i zobaczyć jak wygląda druk.

Usługę proponował bym uruchamiać po opłaceniu faktury proforma i dopiero wtedy wystawienie faktury VAT.
Najlepiej dogadać się z dostawcą usługi, aby koszty naliczał dopiero w momencie rozpoczęcia korzystania z usługi.