karty VISA w SAP

[fb03]

Witam!
Szukam pomocy w temacie "karta VISA pracownika". Firma ma rachunek w ING. Również w tym banku pracownicy mają karty VISA. Z tego co wiem, karty wymagają "ręcznego" zasilania przez księgowość, więc musi być widać w SAPie jakie jest saldo na karcie by ją zasilić. Oczywiście jakoś musi być rejestrowany wypływ pieniędzy z karty na podstawie wyciągu bankowego tej karty i rozliczanie tych płatności po dostarczeniu przez pracownika faktur za hotel, benzynę itp. Ktoś pomoże "jak zacząć"?

[fb03]

Małe uzupełnienie - Problem polega głównie na tym, że muszę widzieć to nieszczęsne saldo na karcie. Bo księgowanie rozchodu z karty (na podstawie wyciągu bankowego) i rozliczanie tego z "papierową fakturą za hotel" to wiem jak zrobić. Tylko że takie pozycje się rozliczają do zera, i saldo na karcie się nie zmienia. "Nie widać", że z karty zostało coś zapłacone.
Moja propozycja by sobie księgowa sprawdziła saldo karty w banku jakoś się nie spodobała...
:((

Leszek

[chess_m]

Czy "karta VISA pracownika" należy do pracownika tylko w sensie że pracownik nią dysponuje plącąc za służbowe wydatki?
Jeśli tak to czemu jej nie potraktować poprostu jak rachunek bankowy czyli
przypisać do jakiegoś konta i normalnie księgować wyciągi ?

Gdyby ING udostępniało te wyciągi w formie elektronicznej to można by to nawet jakoś
zautomatyzować.

Automatyczne/lub częściowo automatyczne księgowanie wyciągów to w sumie standard
jedyny problem to parsowanie konkretnego formatu wyciągu dostępnego w banku
(ale to z kolei nie jest dramatycznie skomplikowane).

[fb03]

Nie mam żadnych problemów z rozliczaniem Dostawców i Odbiorców i wyciągami bankowymi. Tym się zajmuję od dawna. Ale dla pracownika (traktowanym w SAPie jako Dostawca) jego karta działa jednak inaczej. Np na Pracowniku jest stan 1000zł. Zapłacił z karty 100 zł. Przychodzi następnego dnia wyciąg bankowy i księguje się te 100 zł na Pracowniku na "plus 100zł". Po dostarczeniu papierowej faktury księgujemy te 100zł z faktury na "minus" na pracowniku. Kwota 100zł rozlicza się do zera i NIE WIDAĆ W SAPie, że na jego karcie jest już tylko 900zł - SAP pokaże, że dalej jest 1000zł.
I tu jest problem!!!

[chess_m]

Zaraz, ale jak księgujecie sam przepływ pieniążków :)
Tj początkowe zasilenie karty/pracownika na 1000 , zapłatę tych 100 zł przez niego
i potem uzupełnienie stanu karty z 900 do 1000 jak już stwierdzicie że trzeba?
Potrzebujesz albo oddzielnego konta które będzie odwzorowywać stan karty
lub (jakiegoś grupowania raportowania przepływów do / z karty o ile nie checsz
tworzyć osobnego konta.

przykładowe operacje (zakładam że karta jest przedpłacona i musi być zasilana przelewem z rachunku głównego
a) poczatkowe zasilenie 1000 (saldo karty 0->1000)
b) pracownik wydał kartą (księgujecie wyciąg z karty) 100 (saldo karty 1000->900)
c) księgujecie doniesioną fakturę w koszty 100 (saldo karty sie nie zmienia)
d) uzupełniacie kartę 100 (saldo karty 900->1000)

[fb03]

>Potrzebujesz albo oddzielnego konta które będzie odwzorowywać stan karty
taaa..... no i się wtedy zaczyna "jazda". Bo jeżeli mam 10 pracowników, to trzeba 10 kont w KG założyć by prowadzić na nich te stany. OK - to musi być i nie ma problemu.
Ale by zaciągnąć wyciąg bankowy z karty (czyli MT940) muszę już zrobić pełną konfigurację (SPRO >>>Przeprowadzanie ustawień podstawowych dla elektron. wyciągu z konta), a najbardziej "głupie" jest to, że jeszcze muszę takie konta bankowe założyć w T012K, bo program zaciągający wyciąg RFEBKA00 to sprawdza. Robi się straszny potwór konfiguracyjny. A jak tych pracowników jest 100 to już robi się obłęd - bo to nie są dane podstawowe i nie zmieni już tego księgowa, ale spada to na moje plecy.

[chess_m]

>A jak tych pracowników jest 100 to już robi się obłęd
Fakt, to może nieco zaboleć :) Ale albo rybki albo akwarium :)

Jednak wygląda to aż tak zniechęcająco tylko jeżeli wymaganiem jest automatyczne zaciąganie wyciągów (MT940) przez RFEBKA00 dla każdej z kart.

Jeżeli jednak wymaganiem jest w miarę proste pokazanie "salda" dla każdej z kart to
nie wygląda to już tak strasznie.

Mogę sobie wyobrazić np że dla każdego z karciarzy bedziesz mieć 2 konta typu rozrachunki
z pracownikami 1) Środki na karcie 2) zakupy z karty

wówczas początkowe zasilenie (a) księgujecie
wn 1000 środki na karcie prac xxx | ma 1000 ma rachunek bankowy

wydatek kartą (b)
wn 100 zakupy kartą prac xxx | ma 100 środki na karcie prac xxx

rozliczenie zakupu w koszty (c)
wn 100 koszty | ma 100 zakupy kartą prac xxx


b i c sie rozliczą na koncie zakupy kartą prac xxx . Ew saldo tam pokazuje
że jakiś zakup wciąż nie został rozliczony.

na koncie środki na karcie prac xxx saldo pokazuje faktyczny stan środków.


W sumie to oddzielne konto "środki na karcie prac xxx " też nie jest konieczne do szczęścia.

Powinno dać się wyraportować ksiegowania dotyczące przepływu gotówki do/z karty
pracownika xxx

Zapewne księgujecie je z (w korespondencji z) kontem głównego rachunku bankowego
Księgowania te mają (albo mogą mieć) jakieś odniesienie do pracownika/numeru karty
którego karta jest zasilana lub rejestrowana zapłata kartą.
To się pewnie da wyfiltrować/raportować.

wreszcie można spróbować raportować z konta "pracownik" tak jak go uzywacie obecnie
wystarczy wyraportować operacje typu zasilenie karty i rozliczenie zakupu w koszty
saldo z tego raportu to będzie stan środków (saldo) karty.

Nie wiem czy nie zamotałem tego zbytnio ale jakaś rozsądna metoda zapewne istnieje :)
--
Pozdrawiam,
Marek

[fb03]

>Jednak wygląda to aż tak zniechęcająco tylko jeżeli wymaganiem jest automatyczne zaciąganie wyciągów
Automatyczne zaciąganie to jest podstawowe założenie. "Dzieci" nie po to kupiły sobie nową "zabawkę" by coś klepać z palca :->>
Księgowania widzę dokładnie tak samo. Rozliczanie faktur (zapłata kartą i księgowanie papierowej faktury) bym robił z kodem operacji specjalnej (u nas E - VISA) na konto 234......
Ale nie bardzo widzę jak rozliczać to opisane przez Pana księgowanie "a" - też na pracowniku z jakąś operacją specjalną??? To się nie będzie "gryzło"???

>Nie wiem czy nie zamotałem tego zbytnio
Nie, wszystko jasne - w końcu to forum SAPa a nie pyskownia na Onecie :)))
Leszek

[chess_m]

>Automatyczne zaciąganie to jest podstawowe założenie

To następne pytanie brzmi jak to zautomatyzować
jeżeli dostajecie z banku wyciąg w fomacie MT940 i chcecie to importowac przez RFEBKA00 to pewnie nie da sie uniknąć rzeźby w konfiguracji = osobne konto KG dla każdej karty i wpisy w T012K.

Nie wiem czy macie tam moduł HR. Jeśli tak to może trzeba się zainteresować.
Travel Management i raportami z grupy RPRCCC (se38 i tam RPRCCC*).
Obsługują formaty AMEXA ale może dałby sie je zmusić aby czytały format jaki dostajecie z banku.

Ew. może najłatwiejsze napisać z-program który bedzie parsować wyciąg(i) z karty
i generowac księgowania.

Mozecie wtedy ustailc te ksiegowania tak jak chcecie no i konta karciane nie muszą być koniecznie kontami KG. Można np stworzyć konta np. 234-01-Nr_pracownika
gdzie widac będzie obroty na kartach i 234-02-Nr_pracownika gdzie będzie sie księgować
rozliczone zakupy. W moim poprzednim poscie to by by było:
234-01 = środki na karcie prac xxx i 234-02 = zakupy kartą prac xxx

Wówczas łatwo sprawdzić saldo karty = saldo 234-01-Nr_pracownika
oraz saldo zobowiązań pracownika (234-01 +234-02)

W wersji z 1 kontem 234-nr_pracownika trzeba się posiłkować dodatkową
identyfikacją rodzaju operacji (może własnie kody op. specjalnych ?)

Pomocnicze pytanie jak księgujecie (chcecie księgować) wydatek z karty
(operacja b) w moim poprzednim poście.

oczywiście wn 100 234_pracownik ale ma 100 gdzie ?

jesli to trafia na jakieś konto KG to początkowe zasilenie (wn 1000 w korespondencji z ma
rachunek bankowy 1000)
powinno trafić na to samo konto i rozliczać się w wypływami z karty.

a może tak:

a) zasilenie 1000 (1) Wn 234/pracownik | Ma bank
b) wydano 100 zł
(księgowanie wyciągu z karty) (2) Wn 234/pracownik | Ma 234/pracownik (1)

c) ksiegowanie faktury w koszty wn koszty | Ma 234/pracownik (2)

(1) to może być osobna operacja specjalna lub grupowanie po jekiejś referrencji
(numer karty ?)

(2) się rozlicza w momencie zaksięgowania papierowej faktury.

saldo ksiegowań (1) to zawsze aktualne saldo karty.

[chess_m]

>>Nie wiem czy nie zamotałem tego zbytnio
>Nie, wszystko jasne - w końcu to forum SAPa a nie pyskownia na Onecie :)))

zastrzerzenie:

W sumie to mogę bładzić. Osobiście bawiłem się w te klocki
tj księgowanie wyciągów via RFEBKA00 oraz mniej i bardziej skomplikowane raporty
generujące "automatyczne" księgowania > 7 lat temu.

Jednak nawet zgadzając sie z góry że należy unikać Z-wego kodowania o ile to tylko mozliwe
uważam że akurat tutaj może to mieć sens.

To co dostajecie z banku zapewne będzie musiało byc jakoś parsowane przed podaniem
jako wejście do RFEBKA00. A jak już i tak musimy kodowac to czemu nie ustawic sobie
księgowań tak jak jest nam najwygodniej :)

[fb03]

super - wszystko jasne. Ogromne dzięki za pomoc. Coś z tych propozycji wybierzemy.
A co do wyciągów to "standard" MT940 jest takim "standardem", że niech go cholera weźmie... Co bank to inaczej ma coś w środku poukładane. Wyciągi ze wszystkich banków, z którymi współpracujemy mam "tłumaczone" :))) z kodowania bankowego na kodowanie sapowskie. Nie było innego wyjścia.

[chess_m]

>Wyciągi ze wszystki
> ch banków, z którymi współpracujemy mam "tłumaczone" :))) z kodowania bankoweg
> o na kodowanie sapowskie.
Dokładnie o to mi chodziło gdy wspominałem o Z-kodzie który może wygenerować
księgowania jakie sobie wymyślicie
Skoro i tak trzeba napisać kod tłumaczący MT940 z bankowego na SAP-owe
to można i ksiegowania generować (jesli np nie chcemy wszystkich restrykcji jakie narzuca
standard)
Powodzenia!

[robert8887]

Może jest jakieś rozwiązanie on-line? Ostatnio znalazłem bezpłatny konwerter z CSV do MT940 na stronie: www.mt940.eu. Dzięki temu oszczędzam 50 zł miesięcznie od każdego rachunku...