opisywanie faktur

[majka102]

przed wdrożeniem sapa opisywaliśmy faktury ręcznie, po wdrożeniu
sapa dane o MPK są w systemie a księgowość dodaktowo wymaga opisu na
papierowej fakturze. czy to nie jest dublowanie pracy? czy ręczne
opisywanie faktur (podpis) jest wymagane przez prawo rachunkowe czy
jakieś inne przepisy?

[neutral.plus]

A skąd Pani księgowa mając przed oczami papierową fakturę bez
jakiegokolwiek opisu (np. kodem MPK), ma wiedzieć na jaki obiekt
dekretacji ją zaksięgować ?
Wszystko tu zależeć powinno od wewnętrznych Procedur obiegu
dokumentów księgowych. Takie Procedury powinny szczegółowo
precyzować kto w firmie dostaje fakturę (papierową), kto ją
sprawdza, akceptuje i w końcu podpisuje i dekretuje (opisuje MPK).
Dobrą paktyką jest aby ktoś komu podlega dany MPK (jakiś
właściciel / odpowiedzialny za MPK) dostawał tą fakturę, aby mógł ją
sprawdzić, zaakceptować, podpisać i właśnie opisać obiektem
dekretacji (czyli MPK). Potem następuje przekazanie faktury do
Księgowości do księgowania.

Nie wiem czy sam opis (podpis, dekretacja) na papierowej fakturze
jest wymagany przez prawo ale raczej powinien być wymagany
przez "inne przepisy", czyli wewnątrzfirmowe Procedury obiegu
dokumentów księgowych.

[majka102]

księgując fakturę powołuje się na numer zamówienia, jeśli księgowana
faktura jest w systemie, a zamówienie z określonym MPK też jest w
systemie, to wydawałoby się najprostsze żeby te dane się łączyly...
oczywiście przy założeniu że faktura zgadza się z zamówieniem

[pp99]

Masz nieco "idealistyczne" podejście do systemu.
1. Z punktu widzenia prawa zobowiązanie tworzy faktura a nie
zamówienie i dyrektor/prezes chce wiedzieć za co konkretnie płaci.
2. Jak przychodzi kontrola (biegły) to nie zagląda do systemu tylko
sprawdza dokumenty źródłowe i sposób ich dekretacji.
3. Wg mnie, zrezygnować z podpisów można jedynie po wdrożeniu w
firmie workflow z podpisem elektronicznym

pozdrawiam

[hiubi]

Podpis nie jest konieczny.
Pytanie ile % faktur zgadza się dokładnie z zamówieniami. I dalej ile % faktur nie posiada zamówień.
W firmach często jest tak iż owszem te duże faktury mają zamówienia ale te drobne to już różnie. A w tej dyskusji liczy się faktura jako sztuka, nieistotne czy jest na 5PLN czy 5mlnPLN.

Workflow rozwiązuje sprawę - u mnie jest bez podpisu elektronicznego.