Nr korespondencji

[agusiam84]

Witam wszystkich serdecznie,
Jestem nowa na forum, jak również rozpoczynam pracę jako asystentka zarządu. Nie mam w tym temacie dużego doświadczenia, a firma w której zaczynam pracę dopiero się rozwija. Prezes stwierdził, że jak sobie zorganizuję pracę sekretariatu to moja sprawa :) mam więc pole do popisu, ale zero doświadczenia :(
Może moje pytania wydają się wam banalne ale ja mam z tym niemały problem :(
Pierwsza rzecz dziennik korespondencji proszę o kilka słów jak zacząć prowadzić bo właśnie dziś go nabyłam
Druga sprawa to numery korespondencji wychodzącej jak nadawać nie mam pojęcia :(

Z góry dziękuję za odpowiedź i podpowiedź :)
Pozdrawiam

[margot452]

U mnie w firmie rejestr korespondencji funkcjonuje w formie elektronicznej (oszczędność papieru).
Nie są nadawane kolejne numery, wpisywana jest data wpłynięcia / wypłynięcia (;) ), oznaczenie nadawcy / odbiorcy, skrótowy opis zawartości - np. faktura nr..., list intencyjny itp. i forma nadesłania / wysłania (polecony, kurier itd.)

[blackglass]

U nas jest np specjalna baza i nadawanie znaku sprawy wg. rzeczowego wykazu akt.

[zagubiona11]

> rozpoczynam pracę jako asystentka zarządu. Nie mam w tym temacie dużego doświadczenia, a firma w której zaczynam pracę dopiero się rozwija. Prezes stwierdził, że jak sobie zorganizuję pracę sekretariatu to moja sprawa :) mam więc pole do popisu, ale zero doświadczenia :(

Agusiam, naprawdę odważna jesteś - ja bym się bała!

Osobiście radzę zapisać się na jakiś kurs dla sekretarek, bo jak nie masz zupełnie żadnego doświadczenia, to co krok będziesz miała takie problemy...

[gadziulinka]

Ja też prowadzę dziennik korespondencji w formie elektronicznej. Program sam nadaje numery, zarówno przy poczcie przychodzącej, jak i wychodzącej. Przy okazji mam uporządkowaną bazę kontrahentów

[xxxasystxxx]

Agusia,
skoro kupiłaś dziennik w wersji papierowej, sugeruję go poprowadzić, ale jednocześnie prowadzić archiwizację elektroniczną pism. to wiele ułatwia.
a konkretnie, najprostsza metoda:
1. numerujesz w dzienniku papierowym każdą linijkę po kolei - 1, 2, 3, 4, 5 itd. - ale tylko i wyłącznie strony parzyste, nieparzyste zostawiasz puste. Będziesz na nich zapisywać korespondencję wychodzącą.
2. przychodzi pismo - zapisujesz je pod numerem 1 w dzienniku, wpisujesz datę przyjęcia, od kogo i czego dotyczy i koniecznie do kogo je oddajesz.
3. skanujesz pismo i zapisujesz je w folderze "pisma przychodzące" pod numerem 1.

Jeśli na pismo o numerze 1 będziesz, lub ktoś z Twoich współpracowników, pisać odpowiedź, nadasz mu ten sam numer - 1, dodając ewentualnie znak działu lub osoby, która pisze, może być inicjał lub inny używany powszechnie skrót. Zarejestruj pismo w tym samym dzienniku, pod numerem pisma na które odpowiadasz, w tym przypadku 1, czyli w tej samej linijce, lecz po drugiej stronie dziennika. Kiedy pismo będzie podpisane i gotowe do wysłania, zeskanuj je i zapisz w folderze "pisma wychodzące" pod numerem 1.

praktyczne jest używanie dzienników elektronicznych, można zakupić specjalny program z rozbudowanym systemem archiwizowania i śledzenia pism, albo po prostu zrobić to w excelu, ale dziennik papierowy też ma swoje zalety, bo o ile specjalne programy mają jakieś zabezpieczenia na wypadek utraty danych, to ze zwykłym excelem możesz zrobić każdy możliwy błąd, który sprawi, że utracisz dane.

w mojej firmie piszemy i dostajemy sporo korespondencji, mamy dziennik papierowy i elektroniczną archiwizację, dzięki czemu dostęp w każdym momencie do każdego dokumentu. ten sposób bardzo się sprawdza i jestem z niego zadowolona. przy dzienniku papierowym ograniczone są możliwości wyszukiwania dokumentów, ale tak jak wspomniałam, nie zdecyduję się na zwykły spis w excelu z uwagi na zagrożenia, zwłaszcza, że nie używam dziennika sama, zaś na profesjonalny elektroniczny dziennik jakoś nigdy nie było pieniędzy.

powodzenia!

a jakich dzienników elektronicznych używacie?????

[mika99]

Ja mam spis tylko w excell jak dla mnie średnie rozwiązanie...

[gadziulinka]

Od zeszłego roku używam Asystent książka korespondencji dostępnego na stronie meteoryt. pl. Wcześniej używałam programu ułożonego przez naszych informatyków.

[agusiam84]

gadziulinko powiedz kilka słów na temat tego dzinnika :) jakiej wersji używasz? weszłam na ich stronę mają kilka... myślę, że Prezes zasponsoruje dla mnie również tym bardziej, że cena przystępna ;)

[gadziulinka]

W zeszłym roku zakupiłam Asystent - książka korespondencji z dożywotnią licencją. W tym roku odpowiednikiem jest Asystent książka korespondencji 2011 PRO. Póki co nie miałam jeszcze potrzeby aktualizowania wersji programu, wystarcza mi ta z zeszłego roku.

[plduser]

Polecam program eDokumenty. (www.edokumenty.eu) Jest prosty, zapewnia rejestrację elektroniczną oraz wydruki zabezpieczające, bazę kontrahentów i wiele innych możliwości.

[kw1998]

witam,
polecam zapoznać się z tym artykułem :) edokumenty.eu/dziennik-korespondencji/
Znajdzie tam pani np. wzór dziennika korespondencji.
Jeśli chce pani sięgnąć po więcej zachęcam zajrzeć również tutaj: edokumenty.eu/rozwiazania/dziennik-korespondencji/