Gość: I.LEŚNIKOWSKI
IP: *.um.gov.pl
05.01.07, 09:52
PYTANIE: Ponawiam pytania, na które ciągle nie ma odpowiedzi...
Sprawa dotyczy palnów zakupu dla UM 40 drukarek za ok 4000 zł.
ODPOWIEDŹ:
Odpowiada Pan Kajetan Wojsyk - Informatyk Miejski. Odpowiedź jest długa -
zatem dzielę ja na dwie części.
Odpowiadam (proszę bez złośliwości, nie przerwaliśmy pod koniec roku
normalnej pracy...) znacznie szerzej niż zwykle, skoro temat okazuje się tak
ciekawy i istotny dla niektórych forumowiczów:
W takim dokumencie jak Plan budżetu nie zamieszcza się szczegółowych danych
dotyczących pojedynczych urządzeń biurowych, gdyż nawet przy tak ogólnym
opisie jaki jest stosowany (proszę porównać z Planami budżetu w innych
miastach podobnej wielkości) jest to już dokument, który - z uwagi na
objętość właśnie - jest trudny do czytania. Efekt skali. Radni też pracują
pod presją czasu - Im wyższy poziom szczegółowości opracowania, tym dłuższy
czas jego przygotowywania (a czas pracy kosztuje - także podatnika) i tym
więcej radni mają do przeczytania. Przecież zawsze jest tak, że jeśli radni
potrzebują dodatkowych wyjaśnień w jakiejś kwestii, to te wyjaśnienia
dostają. Wezwani urzędnicy przychodzą na spotkania komisji. Ale jest tam
tyle szczegółów, że brakuje czasu na wyjaśnienia, spotkania przeciągają się
- a radni podejmują decyzje na podstawie czytanego planu i wyjaśnień. W tym
konkretnym przypadku ludzi, którzy przywykli do drukarek domowych, małych, o
niewielkim obciążeniu i tanich, kwota jednostkowa drukarki "powaliła". A
przecież my nie chcemy kupować drukarek na pojedyncze biurka, bo
musielibyśmy kupować je setkami. Wolimy kupować drukarki sieciowe, które są
wykorzystywane przez pracowników jednego lub kilku pokoi. Wolimy też kupować
drukarki jednego typu, bo z kolei przy przetargach na tonery łatwiej
zapewnić nam ciągłość pracy; co z tego, że w magazynie będą leżały tonery do
jednego typu drukarki, skoro zabraknie toneru do drukarki innego typu?
Tonery zakupujemy hurtowo w przetargach, na cały rok, nie co chwilę w
detalu, próbujemy prowadzić jakąś racjonalną politykę finansową, bo nie po
to zabiegamy o pieniądze zewnętrzne, by marnować to, czym na wstępie
dysponujemy. Jeśli mamy kwotę X, to jeśli uda nam się opracować projekt
finansowany z funduszy europejskich i zostanie on (też w konkursie)
zakwalifikowany do sfinansowania, to kwota dofinansowania jest ok.
trzykrotnie wyższa! Zatem opłaca nam się wydawać jak najwięcej na realizację
projektów finansowanych ze środków unijnych - kosztem oszczędności na innych
wydatkach.
Zanim jednak przejdę do prób odpowiedzi na pytania (bo nie na każde da się
odpowiedzieć), przedstawię nasze (urzędowe) stanowisko odnośnie wydruków (bo
do ich produkcji miały służyć te drukarki), chociaż zdaję sobie sprawę, że i
tak nie zostanie to przyjęte do wiadomości przez ludzi programowo
nastawionych na NIE tylko z tego powodu, że przedstawia je rzecznik prasowy
Urzędu Miasta.
Zakup drukarki - to czysta strata. Obliczyliśmy, że koszt tonerów jest
równy ok. pięciokrotnemu kosztowi zadrukowanego nim papieru. Do tego
dochodzi koszt zużytej energii elektrycznej, konserwacji, koszty zakupu,
transportu i przechowywania materiałów "okołopapierowych" (szafy,
segregatory, teczki, zszywacze, spinacze, dziurkacze, no i same drukarki!!),
koszty składowania tego w szafach, koszty czasu straconego przez setki ludzi
na docieranie do informacji pochowanej w szafach na różnych piętrach. To są
dopiero gigastraty!. A kto korzysta na tym, że w obiegu urzędowym jako
nośnik używany jest papier?! Komu zależy na tym, by używać go dużo, jak
najwięcej? Proszę o refleksję nad tym właśnie...
Jak się bowiem nad tym głęboko zastanowić, to to jest dopiero porażające, że
mimo rozwoju elektroniki, papier jako nośnik trzyma się mocno, chociaż tracą
na tym i urzędnicy, i interesanci. Dlatego właśnie wprowadziliśmy
elektroniczny obieg dokumentów (OfficeObjects DocMan - proszę nie mylić z
pocztą elektroniczną, to coś zupełnie innego!). Chodziło o to, by nie
drukować kartek i nie przechowywać ich w szafach po to, by po okresie
właściwym dla ich kategorii archiwalnej wyrzucać je na przemiał i
makulaturę. Ale stawiam w tym miejscu pytanie: który interesant (osoba
fizyczna) wyrazi zgodę, by treść dokumentu dostarczać mu w postaci
elektronicznej zamiast papierowej? Bo niektóre urzędy i instytucje już się
na to zgodziły. Np. wypisy z Krajowego Rejestru Sądowego otrzymujemy (na
nasze życzenie) w postaci elektronicznej, jako pliki XML - w tej sprawie
podpisaliśmy stosowną umowę, bo bez takiego wyrażenia woli się niestety nie
obejdzie. Nie musimy już tych wypisów przechowywać w szafach - od razu
importujemy dane do systemu - łączymy ze słownikiem PKD - i już. Nie
absorbuje to ani czasu, ani miejsca, ani nie generuje kosztów. Podobnie
rzecz ma się z Urzędem Statystycznym w Katowicach. Wszystko wzajemnie
przekazujemy sobie drogą elektroniczną. Nie inaczej jest ze Śląskim
Związkiem Gmin i Powiatów - wszystko zależy tylko i wyłącznie od kierowników
tych jednostek. Zatem proszę i apeluję: jeśli ktokolwiek z forumowiczów
NAPRAWDĘ jest przeciwny zakupowi przez nas drukarek i ponoszeniu kosztów
wynikających z zastosowania papieru jako nośnika informacji, niech nie pisze
na forum, że jest przeciw, tylko niech wykona drobny gest - niech się zgłosi
do urzędu, wyrazi wolę otrzymywania treści dokumentów w postaci
elektronicznej, okaże dowód tożsamości, poda adres e-mail który będzie
zapisany jako jego adres korespondencyjny i Urząd będzie to respektował.
Podobnie będzie w drugą stronę. Właśnie na życzenie jednego z forumowiczów
zamieściliśmy na stronie formularze w postaci PDF (to dla tych, którzy chcą
koniecznie drukować i przynosić), ale nie trzeba tego robić - można
skorzystać z formularzy innych - tych w OpenOffice lub MS Wordzie (jedne i
drugie mają swoich zagorzałych zwolenników i przeciwników - nigdy nie będzie
tak, że wszystkim podoba się to samo), wypełnić je w używanym edytorze i
wysłać do Urzędu. Jest pewna trudność - przychodzące pismo musi być
wiarygodne w sensie prawnym, jeśli ma nieść wszystkie skutki - czyli musi
być podpisane (elektronicznie). Oczywiście wstawienie samego obrazu podpisu
(bo to nie jest podpis elektroniczny) mija się z celem - forumowicze wiedzą
doskonale, dlaczego. Ale gdyby owa osoba zgłaszająca się 1 tylko raz do
Urzędu pozwoliła na skojarzenie swojego numeru PESEL (niestety - znowu efekt
skali - w naszym mieście żyje b. wiele osób noszących to samo imię i
nazwisko, a nie można ludzi z soba pomylić i wciągać kogoś w sprawy, które
go nie dotyczą) z kontem poczty elektronicznej umieszczonym w
niekwalifikowanym bezpłatnym podpisie elektronicznym np. Thawte, to każdy
następny kontakt z urzędem mógłby już być zdalny (za wyjątkiem spraw, w
których osobiste stawiennictwo jest wymagalne - np. ślub, rejestracja
przedpoborowych itp). Mieszkańcy narzekają na kolejki. Gdyby Urząd stosował
łapanki, siłą ustawiał ludzi w kolejkach, to rozumiem, ale przecież zawsze
jest tak, że interesanci przychodzą do urzędu w ostatnim momencie, kiedy
zbliża się termin graniczny. Ponieważ mieszkamy w dużym mieście, to siłą
rzeczy robi się tłum. Urzędnicy są wtedy obrażani, chociaż nie mają żadnego
wpływu na przepustowość, bo dzisiejsze stanowiska przyjmowania zamówień praw
jazdy i dowodów osobistych to są końcówki systemu rządowego - mamy ich tyle,
ile wyliczono w MSWiA dla miasta o takiej wielkości na podstawie statystyk z
lat minionych; dostaliśmy ich właśnie tylko tyle - i nic na to nie
poradzimy. Nasi urzędnicy są tu tylko siłą roboczą. Przed taką końcówką nie
może usiąść dowolna osoba, tylko taka, która posiada kartę z podpisem
elektronicznym wystawionym przez Centrum Personalizacji Dokumentów, bo
przecież wnioski wędrują do Warszawy drogą elektroniczną. Muszą być
elektronicznie podpisane.
Wracając jednak do elektronicznego obiegu dokumentów: co z tego, że ktoś
pobierze sobie z naszej strony formularz, wydrukuje go sobie
