sekretarka - obowiazki

[Gość: baska]

Mam szanse pracowac jako sekretarka. Nie wiem co
nalezy do zadan sekretarki, a co gorsza w firmie w
ktorej mam zaczac prace do tej pory nie bylo tego
stanowiska i mam sobie sama wszystko zorganizowac.
Moze ktos moze mi pomoc. Co jest najbardziej
przydatne w takiej pracy no i jak mam zorganizowac to
stanowisko pracy?

[enancjo]

.. dobra sekretarka wchodzi z poranna kawa
i mowi dzien dobry Panie Dyrektorze,
.. bardzo dobra sekretarka wchodzi z poranna kawa
i mowi .. juz rano Panie Dyrektorze ...
.. zartuje, i zycze powodzenia
Enancjo

[Gość: baska]

Dzieki, dzieki, ale to nie ma byc sekretarka dyrektora,
ale firmy.

[enancjo]

Gość portalu: baska napisał(a):

> Dzieki, dzieki, ale to nie ma byc sekretarka dyrektora,
> ale firmy.


.. hihi .. zasze znajdzie sie jakis PREZES .. i mozna to sobie
urozmaicic ... zartuje ...

.. a serio .. ma byc schludna, mila, uczynna, robic dobre wrazenie
bo jest wizytowka firmy .. w tzw pierwszym kontakcie !!!
.. reszta to musisz spelniac wymogi pracodawcy ( jezyki, pisanie,
podstawy ksiegowosci, prawa

[lastka]

Rano odbierasz korespondencję, prasę, dekretacja przez szefa wpis do książki
korespondencji przychodzącej, prowadzenie korespondencji wychodzącej. Telefony,
przyjmowanie gośći, pisanie pism. Kawka i usmiech nawet jeżeli masz paskudny
nastrój.
Pozdrawiam :))))))

[Gość: Liver]

Ekspres do kawy, ekspres do herbaty, komputer, segregatory.
Umiejętność maszynopisania, obsługa komputera, faxu, drukarki,
pisanie w edytorze tekstu i w arkuszu kalkulacyjnym.
A przede wszystkim uśmiech i jeszcze raz uśmiech.

[candy25]

Prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej i przychodzącej,czuwanie nad
obiegiem korespondencji i pism dekretowanych,prowadzenie terminarza spotkań
prezesa (dyrektora),organizacja spotkań, konferencji i delegacji krajowych i
zagranicznych , obsługa spotkan dyrekcji- merytorycznie ( zależy od firmy , u
nas do robienia kawy jest specjalna panna),udział w konferencjach,
kompletowanie i przechowywanie akt,prowadzenie rejestru urlopów i zwolnień
lekarskich,koordynowanie pracy kierowców firmowych i pomocy biurowych,obsługa
łączeń telefonicznych szefa, plus fax oczywiście, bo do xero jest osobny
człowiek, w zależnosci od specyfiki firmy - prowadzenie rejestrów zakupów,
faktur,zleceń itd.Oczywiście komputer - pisma i jeszcz raz pisma i maile.
Uśmiech(niestety, bez względu na okoliczności),perfekcyjny wygląd (panokcie!!!!)
i stała chęc doształacania. Polecam Ci miesięcznik ,,Sekretariat" - wbrew
nazwie asystentce też się przydaje. Będzie dobrze , zobaczysz, ja najpierw
byłam sekretarką jednego( przez 3 lata) a teraz( od roku) jestem asystentką
dwóch dyrektorów.
W razie pytań - pisz na priv .
Pozdrawiam
C.

[Gość: anka]

Przede wszystkim musisz określić czy masz być sekretarką czy asystentka, bo
zakres obowiązków jest zazwyczaj kompletnie rożny. Najlepiej porozmawiać z
szefem, jakie sa jego oczekiwania, żeby uniknąć wpadki. Nie na zasadzie "co ja
mam tutaj robić", ale np. czy oczekuje od ciebie samodzielnych działań i
inicjatywy. Jedną z najtrudniejszych rzeczy jest wyćwiczenie takiej
asertywności, żeby np. nie łączyć kogoś z kim szef nie chce rozmawiać, ale
jednocześnie unikając jakiejś obrazy ze strony rozmówcy. Nie wolno wdawać się w
tłumaczenia! Krótko i zwięźle "szef jest zajęty, proszę zostawić swój numer,
oddzwonimy po skończeniu spotkania". Trzeba dowiedzieć się czegoś o firmie,
jacy są klienci, kto jest VIPem, dla którego trzeba szefa wytrzasnąć spod ziemi
itp. Współpraca dobrze funkcjonuje, kiedy jesteś wtajemniczona w plany szefa,
wiesz, gdzie można go w każdej chwili złapać, prowadzisz jego kalendarz,
umawiasz spotkania, orientujesz się mówiąc krótko, komu się kłaniać, a kogo
wysłać na bambus. Nie bój się pytać o takie rzeczy, bo to naprawdę ułatwia
życie i tobie i jemu. Ja byłam asystentką przez ładne pare lat i oprócz
standardowych obowiązków typu telefony, korespondencja itd, załatwiałam miliony
innych spraw związanych z księgowością czy marketingiem. Przygotowywałam
wszelkie raporty, forecasty sprzedaży itd, budżety wydatków... Organizowałam
np. imprezy, szkolenia, wyjazdy służbowe dla klientów (szukanie róznych
atrakcji, dobrego przewodnika, fajnych knajp itd), korespondencję do szefa
praktycznie odwalałam sama, tzn. nigdy mi niczego nie dyktował, tylko podawał
krótko sens odpowiedzi, korespondencję zagraniczną załatwiałam sama, bo język
znałam lepiej, to samo dotyczyło kontaktów telefonicznych, większość
spraw "delegowałam" do podległych mu pracowników. Myślę, że rolą dobrej
sekretarki jest takie zorganizowanie pracy szefowi, aby go odciążyć w
maksymalnym stopniu od spraw, którymi się może zająć ktoś inny. Ale sukces w
tej pracy zależy od nastawienia szefa, tego czy ma do ciebie zaufanie i docenia
cię na tyle, aby pozwolić ci na indywidualną pracę. Kiedy odchodziłam na inne
stanowisko, mój szef powiedział "wiesz, strasznie wysoko zaszedłem przez te
pare lat, kiedy pracowaliśmy razem, ale wiem jedno, bez twojej pomocy nigdy by
mi się to nie udało". I to była najmilsze podziękowanie za wspólną pracę.
Trzymaj się

[wierna1]

Napisz do mnie na skrzynkę. Chętnie coś Ci doradzę.

[Gość: if]

Napisałaś, ze masz być sekretarką w firmie. Ja ci napiszę, oczywiście bez
żadnej złośliwości, jak sekretarka NIE powinna się zachowywać. Z punktu
widzenia pracownika firmy.

ZŁA SEKRETARKA zachowuje się tak:
- na wszystkie próby dostania się do szefa odpowiada że szef nie ma czasu,
- ma zawsze nadąsaną minę,
- zadziera nosa i uważa się za ważniejszą od szefa, w obecności szefa zamienia
się w szarą myszkę nic nie winną,
- ma bałagan na biurku i jak jest coś potrzebne to nigdy na czas nie może
znaleźć,
- przy innych pracownikach obgaduje i plotkuje na klientów i innych ludzi
przychodzących do szefa,
- totalnie olewa personel, lekceważy ich prośby i problemy, nie ułatwia im
pracy, nie współgra z nimi, a wręcz stara się przyjmować pozycję przeciwnika,
- ma jaskrawe, długie paznokcie (bleeee, fuuujjjjj),
- uważa że zakład pracy to rewia mody,
- nie pilnuje ważnych terminów,
- donosi dla szefa o wszystkich potknięciach pracowników.

W mojej firmie jest kancelaria i sekretariat. W tym pierwszym przybytku
załatwia się wszystkie sprawy papierkowe, rejestry korespondencji przychodzacej
i wychodzącej,ksero, itp itd. Sekretarka w sekretariacie zajmuje się tylko
sprawami bezpośrednio związanymi z obowiązkami szefa. Nie wim jak duża jest
twoja firma. W mnieszych przewaznie jest jedna osoba do wszystkiego. Pozdrawiam
i życze powodzenia

[Gość: Baska]

Dziekuje, dziekuje za wszystkie odpowiedzi. Jeszcze
duzo prqcy przede mna. Tak naprawde myslalam, ze bedzie
to duzo latwiejsze.
Pozdrawiam