Problemy z wyegzekwowaniem spraw...

[permanentne_7_niebo]

Jednym z moich obowiązków jest weryfikowanie rzetelności pracy
naszych kierowców w oparciu o grafiki pracy, jakie dostarczają do
naszych biur cotygodniowo. Cotygodniowo powinnam dostać te
rozliczenia mailem od naszej kierowniczki, jak, aby w wypadku np.
korzystania ze służbowego samochodu poza godzinami pracy, można było
na bieżąco zwracać uwagę kierowcom. Problem polega na tym, że
kierowniczka nie czyni tego systematycznie (mam zaległe rozliczenia
od kwietnia). Myślałam, że po tym, jak sama zauważyła opóźnienie i
stwierdziła, że trochę to zaniedbała, sytuacja się unormuje.
Niestety. Maile z przypomnieniami nie dają rezultatu, są ignorowane,
te same maile wysyłane do wiadomości szefa również są ignorowane.
Gdyby taka sytuacja miała miejsce w którymś z naszych biur, po 2
dniach opóźnienia byłaby awantura. Zależy mi na sprawnej organizacji
biura i taką sytuację uważam za paranoję - od nas wymaga się
natychmiastowych reakcji, w drugą stronę już nie koniecznie, co
skutkuje totalnym burdelem w przekazywaniu informacji w firmie. Jak
mam wyegzekwować systematyczne przesyłanie rozliczeń i nie
utrudnianie mi wykonywania swoich obowiązków tak, żeby
jednocześnie "nie podpaść" nietykalnej kierowniczce?

[logopeda9]

nie ma "nietykalnych", choć czasem faktycznie takimi się nam wydają,
nie ma się co zastanawiać- czas na rozmowę ale rzeczową i spokojną,
jeśli nie podziała bez dwóch dni rozmawiałbym ponownie ale tym razem
z jej przełożonym.

[permanentne_7_niebo]

Była "rozmowa". Tzn. u nas te rozmowy odbywają się mailowo, bo się
widzimy raz na jakiś czas na kontroli. Szef ma to w głębokim
poważaniu. Dziewczyny też. Jak ja się z czymś nie wyrobię, ja, czy
moja lokalizacja, zaraz jest dym - dziewczyny mogą nie przesyłać
niczego po 3 miesiące i jest ok. Jak się nas o coś prosi, ma być na
wczoraj, człowiek lata przed pracą, załatwia a i tak jest zawsze coś
nie tak.
Zczęłam to serdecznie chranić:)

[logopeda9]

"Zczęłam to serdecznie chranić:)"
i tak oto traci się zaangażowanego pracownika..przykre.

/ot Problemy z wyegzekwowaniem spraw...

[permanentne_7_niebo]

logopeda9 napisała:

> "Zczęłam to serdecznie chranić:)"
> i tak oto traci się zaangażowanego pracownika..przykre.

Fakt, jest to jedna z przyczyn, aczkolwiek nie jedyna. Czy może
tylko konkretny przykład ogólnej tendencji, której nie potrafię
zaakceptować.
Jest środa, a w tym tygodniu spędziłam 5h ponad ustalony czas pracy
(nie liczę 1,5h spędzonej bezpośrednio w miejscu pracy, a nie na
załatwianiu spraw poza miejscem pracy), do końca tygodnia dobiję
pewnie do 8h. Nie miałabym pretesji, gdyby sytuacje takie miały
miejsce spotadycznie, sama nie lubię współpracy na zasadzie "od
marginesu do marginesu", sugeruje ona brak zaangażowania w sprawy
firmy, natomiast załatwianie przeze mnie spraw poza godzinami staje
się normą. Nie jestem za to dodatkowo wynagradzana, pracownik,
którego ja rozliczam jest. Takie podejście uważam za przejaw
skrajnej nierówności, zwłaszcza, że mam to w jawny i legalny sposób
podane czarno na białym.
Ostatnio Szef był u mnie i miał do mnie zastrzeżenia o opieszałość.
Odpowiedź na każde podanie trwa do 2 tygodni, każda reklama wymaga
kilku takich pism, projektu budowlanego też nie robi się w 5 minut -
jednym słowem są to sprawy niezależne ode mnie, nie czuję się
odpowiedzialna za to, że sprawy, które załatwiam wymagają czasu i
jeśli szef daje mi termin "do końca przyszłego tygodnia" nie znaczy
to, że do końca przyszłego tygodnia postawię 3 reklamy. Kurcze, nie
dość, że marketing i reklama nie zależy do zakresu moich obowiązków,
nie dość, że znaczną część spraw muszę załatwiać poza godzinami
pracy, to i tak jest nie w porządku. Dostałam premię-proformę w
celach mobilizacyjnych (charakter premii sprawia, że jeśli będę 10zł
do przodu w miesiącu, będę mogła to uznać za sukces) - jednak nie
była to rozmowa w stylu: "starasz się, jestem zadowolony i w związku
z tym...", czyli rozmowa, która faktycznie by mnie zmobilizowała,
tylko raczej: "to jest nie tak, ale dam Ci premię żeby cię
zmobilizować" (czyt. żebyś nakręciła klientów koleżance z biura o
lepszej lokalizacji)
Kolejną przyczyną są wyżej wymienione problemy z wyegzekwowaniem
spraw od współpracowników. Zasada spychologii sprawiła, że
odpowiedzialność za przesyłanie grafików spadła na współpracowniczkę
na tym samym stanowisku, ale ponieważ też jest z grupy nietykalnych,
moje próby wyegzekwowania zaległych grafików i dalszego
systematycznego ich przesyłania są ignorowane. Te grafiki to jedna z
wielu tego typu spraw, sprawiających, że organizacja w firmie
szwankuje - po prostu niczego nie można się doprosić. Dziewczyny
mają burdel w dokumentach, burdel w organizacji, nie radzą sobie z
systematycznym załatwianiem spraw, co jest podstawą w pracy na
naszych stanowiskach, a mimo to mogę pozwolić sobie na cyniczną
refleksę moje zarobki versus zarobki pracowników na tym samym
stanowisku, o tym samym zakresie obowiązków, w tej samj firmie. I
nie chodzi mi o pieniądze tylko o nobilitowanie osób
nierozgarniętych i nie radzących sobie z własnym zakresem
obowiązków. Nieraz odnoszę wrażenie, że jak sama czegoś nie
załatwię, to nikt się tym nie zainteresuje, od nas się egzekwuje
załatwianie spraw, od nich nie (jak już pisałam). Mogę napisać
eleborat dotyczący przykładów takiego funkcjonowania organizacji,
ale chyba wystarczy zarysowanie ogolnej tendencji;)
Mi się już po prostu nie chce. Jestem zmęczona. Nie chce mi się
starać, bo niczego tym nie zmienię, niczego nie osiągnę, a tylko bęe
si niepotrzebnie stresować.

[zagubiona11]

A może kierowniczce nie zależy na tym, zeby informacje o korzystaniu
ze służbowych samochodów dla celów prywatnych szły gładko. Takie
monitorowanie na bieżąco uniemożliwiłoby nielegalne praktyki, a może
kierownictwo samo korzysta z tych samochodów poza godzinami pracy...

Może w Twoim interesie (utrzymanie posady w dobie kryzysu) jest
wcale nie być taka dokładną i profesjonalną asystentką...

[permanentne_7_niebo]

Znam na tyle układy w firmie, że mogę zaprzeczyć - obie
odpowiedzialne za przesyłanie grafików osoby mają własne służbowe
samochody, których mogą używać również do celów prywatnych, a
informacje, które ja weryfikuję nie tylko spadłyby zawsze na konto
kierowców, którym przypisane są samochody i nikt by nie uwierzył w
ih tłumaczenie, iż ktoś inny wziął samochód, a poza tym zostaną
zweryfikowane prędzej, czy później. Kierowniczka chce się wykazać,
stąd ma zastrzeżenia do każdego przecinka, nie sądze by chciała kryć
naszych kierowców. Myślę, że jest to raczej forma dialogu z
cyklu "kto tu rządzi" - te rozliczenia są potwierdzeniem tego, że
szef akceptuje opóźnienia z jej strony, stąd może robić co chce i
kiedy chce, co utwierdza ją w przekonaniu swojej mocnej pozycji w
firmie. W moim interesie leży siedzenie cicho i zbieranie ochrzanu
za późniejsze obsuwy w terminach.

[gadziulinka]

Wyslij jej maila tym razem adresujac go tez do wiadomosci szefa.
Napisz, ze po raz kolejny prosisz o przeslanie wymaganych
dokumentow, gdyz termin minal wtedy to a wtedy. moze jak zobaczy, ze
identyczna informacje dostal tez szef, to ja cos ruszy.
Pozdrawiam

[permanentne_7_niebo]

Nic się nie zmieniło - maile wysyłane do wiadomości szefa również
pozostaja bez odpowiedzi, a ja przestaję to rozumieć - czy jeśli
zacznę gubić różne rzeczy w biurze, ignorować maile i sprawy, które
mam do załatwienia, zacznę być nieprzyjemna, a na pytanie
odpowiadać: nie wiem, zadzwoń do... - wzrosną moje notowania w
firmie? Walka z wiatrakami. Szefowi to nie przeszkadza, a nam
znacznie utrudnia pracę.
Sytuacje tylko z ostatniego dnia pracy:
Końcowy etap poszukiwań dokumentu załatwianego w biurze, w którym
przebywa koleżanka wraz z kierowniczką. Bez tego dokumentu całe
szkolenie naszego klienta byłoby nieważne. Najpierw koleżanka
zgubiła pieniądze za ten dokument, twierdząc, że nigdy takowe do
niej nie wpłynęły, po czym znalazły się - po 2 tygodniach. Następnie
kierowniczka stwierdziła z całą stanowczością, że dokument ten
trafił do innego biura, gdzie tak naprawde nigdy się nie pojawił.
Dzwonię w piatek i otrzymuję informację, że wymieniona przeze mnie
osoba nigdy nie miała załatwianego dokumentu i nie wpłaciła
pieniędzy - kasa koleżance się zgadzała, więc nie może być mowy o
pomyłce. Musiałam zrobić z siebie idiotkę przy kliencie - wolałam
to, niż stwierdzenie 'przykro mi, ale całe Pana szkolenie za 2
tysiące jest nieważne, ponieważ zginął ważny dokument'. Dokument
powinien trafić do mojej ewidencji, tymczasem klient miał go cały
czas przy sobie, przy czym koleżanki nie raczyły poinformować mnie,
że znajduje się on u klienta, do tego trzykrotnie wprowadzając mnie
w błąd.
Druga sytuacja. Kierowca dzwoni do wyżej wymienionego biura, w
którym powinien znaleźć się dowód rejestracyjny pojazdu po
przeglądzie technicznym. Dowiedziałam się o tym przez telefon
koleżanki, o której mowa: Permanentne, zadzwoń do Mechanika i
zapytaj, gdzie jest dowód. Od Mechanika wiem, że dowód w zeszłym
tygodniu trafił do jej biura, nie mniej jednak dzwonię i potwierdzam
raz jeszcze, po czym dzwonię do koleżanki, która wypiera się nadal.
Proszę, aby zajrzała do sejfu - dowód jest. Trudniej było to
wyjaśnić kierowcy (oczywiście sama nie zadzwoniła, tylko "poprosiła"
mnie), który 5 minut temu dzwonił do w/w koleżanki i usłyszał,ze tam
dowodu nie ma.

Takie sytuacje są nagminne, a to tylko przykłady z ostatniego dnia.
Ginie wszstko, co przechodzi przez to biuro.

Jeśli chodzi o ewidencję czasu pracy kierowców - zalega. Niektóre z
grafików nie były ewidencjonowane od prawie pół roku, większość od
kilku miesięcy (maj, czerwiec). Kierowniczka tłumaczy to tym, że nie
jest w stanie wyegzekwować tych grafików w określonym terminie, i że
się 'nie da" przesyłać ich systematycznie. Ja nie jestem
kierowniczka, a jednak moi kierowcy rozliczają dię, zgodnie z
ustaleniem, cotygodniowo. (Jeśli jest inaczej, kierowniczka ma
pretencje do mnie).

Nie rozumiem, jak w najbardziej reprezentacyjnej filii mogą
przebywać osoby tak rażąco niekompetentne i jak mogę zajmować
stanowiska kierownicze. Jeden z naszych pracownikowdostał awans na
specjalistę d/s transportu - praca biurowa, a facet nie potrafi
przeinstalowac systeu, czy wysłac załącznika w mailu.

[gadziulinka]

No to rzeczywiście masz sytuację nie do pozazdroszczenia. Jeszcze
może gdybyś mogła liczyć na wsparnie kogoś z kierownictwa, to można
by się zastanowić nad czymś w rodzaju dokumentacji zdawczo-
odbiorczej. Może i byłaby to niepotrzebna papierkologia, ale
przynajmniej gdyby każdy podpisywał co i komu przekazał i co od kogo
odebrał, to możnaby sprawdzić gdzie dany dokument się znajduje, a
tym bardziej kasa od klienta.
A tak na marginesie, to z ta kasa szok... Mówi się, że nie ma, nie
wpłynęła, a po 2 tyg. się znajduje. Toż to lepsze niż konto
zapomogowo-pożyczkowe.
Pozdrawiam i mam nadzieję, że w końcu uda Ci się jakoś nad tym
wszystkim zapanować.

[permanentne_7_niebo]

Taka ewidencja nawet jest, to znaczy prowadzona przeze mnie - w
najmniejszym stponiu nie wpływa to jednak na to, że w tym biurze i
tak wszystki ginie. Zawsze piszę maila: ten a ten dokument trafi
dziś do Ciebie do biura, czasem prosiłam o potwierdzenie (bez
odpowiedzi), teraz będę robić to za każdym razem. Nie zmieni to
wiele, ale będę mieć tzw. "dupochron".
Byłam ciekawa, czy każą mi za dokument płacić raz jeszcze,
postawiłabym wówczas sprawę na ostrzu noża, tak się jednak nie
stało. Mnie bardziej przeraził brak tegoż dokumentu, nie wiem, co
bym wówczas powiedziała klientowi.
Od tej sytuacji z dokumentem nie wyobrażam sobie dalszej współpracy
na takich zasadach, będę więc musiała coś wymyślić. Żeby jeszcze
szef zechciaż na to jakoś zareagować...
Zastanawia mnie - czy tylko w mojej firmie jest możliwe takie
kuriozum?

Dzięki za pozdrowienia i za wsparcie ;)

[cleopa]

a taka zwykłą książke zalozyc :kto ,co ,gdzie,data i podpis
delikwenta potwierdzający odbór itp Idziesz z papierem do
delikwenta i on Ci na miejscu od razu potwierdza parafą.
Musisz miec dupokrytkę!
Upierdliwie pisz maile do wiadomości przez Szefa(Dyra) "ponownie
ponawiam prośbe o..."

[permanentne_7_niebo]

Pracujemy w 2 różnych częsciach miasta i papiery przesyłam przez
kierowców - książka z parafami natychmiast zaginęłaby po trafieniu
do tego biura ;)
Czynię to jednak za pomocą maili, nie dostaję potwierdzeń, jednak
zawsze mogę wylecieć z tekstem: Przesyłałam to w dniu takim a takim,
przesłałam Ci maila... niewiele to jednak da, jeśli koleżance
zapomni się choćby o ważnym dokumencie klienta. Na szczęscie
niewielu z moich klientów załatwia tam te papiery ;)

[cleopa]

na każda propozycje masz "ale" że sie nie da:)
Nie rozumiem dlaczego ksiązka z parafami miala by zniknąć??
kierowca oddaje papiery ,posuwa książke gdzie pani sklada
parafke.Książke kierowca od razu zabiera i spowrotem wraca do
Ciebie.

[permanentne_7_niebo]

Ponieważ obawiam się, że się nie da;) Kierowca przyjeżdża do biura w
okolicach 23:00, kiedy tej koleżanki już nie ma i zostawia jej
rzeczy na biurku. Musiałby zostawić także tę książkę, którą
koleżanka gdzieś by wcisnęła i tyle bym ją widziała - jesli potrafi
gubić wqażne dokumenty, to co dopiero taką książkę ;)
Na razie spróbuję z mailami z potwierdzeniem, wierzę, że jesli jej
to nie zmobilizuje, to przynajmniej ja będę mieć tzw. dupochron.
Zrzędzę, wiem, jestem bowiem posiadaczem naiwnego poglądu, że
wystarczyłaby odrobina chęci z jej strony, aby współpraca mogła
przebiegać bezproblemowo, bezkonfliktowo i bez stosowania metod
policyjnych.
BTW, jedna z naszych koleżanek z innej lokalizacji, z którą
współpraca układała mi się świetnie, na obupólnej zasadzie "jasne,
nie ma sprawy", powiedziała definitywnie dość. Odchodzi.

[permanentne_7_niebo]

Udało się. Spojrzałam wczoraj na ewidencję sprzed pół roku (od
11.05) i mnie strzeliło - zadzwoniłam do Szefa i zaczęłam dyskusję
na ten temat. Szef zdaje się nie dostrzegać niektórych faktów
(powiedział, że jeśli nie otrzymam grafików od koleżanki, mam z tym
iść do kierowniczki - a z kierowniczką jak wiecie było to samo), nie
mniej jednak mam jasny i klarowny system egzekwowania tych
dokumentów. Sam powiedział, że to ja jestem odpowiedzialna za te
sprawy, zamierzam więc wyegzekwować od dziewczyn cotygodniowe
przesyłanie w/w grafików. Rozmowa odbyła się przy obu dziewczynach,
podyskutowałam też trochę z koleżanką, wszyscy są poinformowani.
Pewnie mi się oberwie od pań nietykalnych, ale chrzanię to, dość już
mam tego olewactwa z ich strony. Czemu ja się wcześniej nie
zdecydowałam na rozmowę w tym tonie.