ocesia
29.09.11, 09:30
Elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów ma na celu usprawnienie wymiany informacji przez archiwizowanie oraz wymianę elektronicznych wersji informacji i dokumentów, które dotychczas miały postać tradycyjną. Postępująca informatyzacja działania urzędów wymusza nabycie niezbędnej wiedzy i umiejętności w zakresie właściwego postępowania z e-dokumentacją, organizowania i nadzorowania właściwego jej obiegu wewnątrz instytucji oraz prawidłowego przechowywania i archiwizacji.
PODCZAS SZKOLENIA PRZEDSTAWIMY M.IN.:
* zasady przygotowania dokumentacji do elektronicznego obiegu zgodnie z nową instrukcją kancelaryjną i rzeczowym wykazem akt
* aktualne uregulowania prawne odnoszące się do tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów
* zasady postępowania z dokumentami elektronicznymi trafiającymi do i wytwarzanymi w danej jednostce organizacyjnej
* proces prawidłowego przechowywania i archiwizacji e-dokumentacji
SZKOLENIE POPROWADZI:
Małgorzata Bieda
Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej. Od 10 lat Kierownik Archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Trener szkolący w dziedzinie archiwistyki, kancelarii i sekretariatu. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych.
Program szkolenia:
1. Podstawy prawne postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną
* „konstytucja archiwalna" - ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach
* Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat. „A" oraz dokumentację niearchiwalną kat. „B"
* Pojęcie Narodowego Zasobu Archiwalnego
* Obowiązki aktotwórcy /instytucji tworzącej dokumentację/
* Instrukcja Kancelaryjna dla gmin i związków międzygminnych, organów powiatu, organów województwa samorządowego
* Nowa Instrukcja Kancelaryjna /obowiązywanie od 1.01.2011/
2. Rodzaje współczesnej dokumentacji
* Dokument - pojęcia i rodzaje
* Dokument papierowy, a elektroniczny
* Udostępnianie dokumentów
* Ochrona prawna dokumentów wynikająca z: z kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, ustawy o ochronie informacji niejawnych
3. Obieg dokumentacji papierowej
* Zasadnicze etapy obiegu dokumentacji - punkty zatrzymania
* Zasady przyjmowania i przesyłania wpływów
* Zakładanie spisów spraw
* Prowadzenie rejestrów
4. Archiwizacja dokumentacji papierowej
5. Pokaz przykładowego programu do archiwizacji dokumentacji papierowej - Warsztaty
6. Obieg dokumentacji elektronicznej
* Podpis elektroniczny
* EPUAP – jako darmowa alternatywa
* Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP)
* System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD)
* Komunikacja elektronicznej skrzynki podawczej z systemem elektronicznego obiegu dokumentacji
* Formularze elektroniczne. (FE)
* Czym powinien charakteryzować się dobry obieg dokumentów elektronicznych?
* Omówienie podstawowych modułów SEOD
o Moduł kancelaria – obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
o Moduł obsługi spraw – prowadzenie spraw, dekretacja
o Moduł administracyjny – zarządzanie użytkownikami, definiowanie symbolu spraw, definiowanie procedur
7. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej
* „Paczka archiwalna” – jako sposób przekazywania i przechowywania dokumentów elektronicznych
* Przekazywanie dokumentów elektronicznych do Polskiego Archiwum
KONTAKT:
Ogólnopolskie Centrum Edukacji SiA
tel.: 22 830 04 39 / fax: +48 22 83 00 878
email: a.deran@ocesia.eu
www.ocesia.edu.pl
UWAGA!
Organizujemy również szkolenia zamknięte w siedzibie Zamawiającego
lub innym wskazanym miejscu na terenie całego kraju. Celem uzyskania
oferty prosimy o kontakt z Koordynatorem Szkoleń. Więcej informacji:
www.ocesia.edu.pl
