zakres obowiązków ASYSTENTEK

[ja_dzia24]

A ja chciałam porównać obowiązki, które do nas należą> Ja zajmuję
się korespondencją, pisma w imieniu Zarządu, odbieranie telefonów,
parzenie kawy, delegacje (prowadzenie rejestru), drobne sprawy
kadrowe, a Wy? Co robicie?

[zagubiona11]

Ja jestem jedynym pracownikiem administracyjnym w dziale średniej
wielkości, więc mam stanowisko recepcjonistyczno-sekretarsko-
asystenckie. Oto na czym spędzam 5 x 8 godz. w tygodniu:
korespondencja przychodząca i wychodząca (tworzenie, tłumaczenie,
powielanie, dystrybucja, rejestracja), odbieranie telefonów i
przełączanie rozmów przychodzących do odpowiednich działów,
pilnowanie kalendarza szefa, pilnowanie różnych małych budżetów,
organizacja spotkań (agendy, minutki, logistyka, rezerwacje dla
przyjezdnych, organizacja cateringu na miejscu spotkań i poza),
organizacja wyjazdów służbowych (rezerwacje, rozliczanie delegacji
szefa), drobna administracja kadrowa, zamawianie art. biurowych i
spożywczych, tłumaczenia tekstów i współpraca z agencjami tłumaczeń,
współpaca z innymi działami firmy i ogólnie robienie dobrego
wrażenia.

[magdusia88885]

Witam serdecznie,

Mam ogromną prośbę. Czy mogłabyś mi napisać jak obsługuje się fax i jak
przełącza rozmowy? Byłabym bardzo wdzięczna.

Pozdrawiam,

Magda

[kasiulaaa11]

Ja pracuje jako Executive Assistant - kalnedarz spotkan, organizacja
dnia pracy szefa, organizacja spotkan, tlumaczenia (rowniez
spotkan), prezentacje w Power Poincie, przygotowuje dane finansowe
dla Prezesa, lacze go, kiedy chce, szukam mu dziwnych informacji w
internecie ;), organizuje podroze sluzbowe, oplacam mu rachunki (tez
prywatne).
W zasadzie zajmuje sie wszystkim, a on sobie chodzi na imprezki :).
I nigdy nie zadaje mu pytan, bo jest jak ta szefowa z "Diabel ubiera
sie u Prady" :). Ale mozna sie przyzwyczaic.

[marioladabr]

zalwży w jakiej firmie, ale głównie: przyjmowanie i wysyłanie
korespondencji, przyjmowanie gości, organizowanie spotkań (kawa,
soki itp), pisanie sprawozdań ze spotkań, organizowanie wyjazdów
służbowych, asystowanie podczas wyjazdów służbowych czyli robienie
za kierowcę, uzupełnianie i nadzorowanie bazy danych, robienie
zestawień i raportów.... inne prace zlecone przez szefa (czasami
prywata)

[maja_majewska]

Stanowisko w papierach dyrektor sekretariatu;). Zakres obowiązków
ogromny;(
Telefony, kurierzy, kawa i organizacja spotkań wewnątrz firmy,
wyjazdy służbowe i ich organizacja, drobne sprawy kadrowe, drobne
tłumaczenia, archiwizacja danych, faksy i poczta, dbanie o wizerunek
firmy;), organizacja wyjazdów integracyjnych, zamawianie produktów
biurowych i do kuchnii.

[thierry71]

zapraszam na www.kreaktyw.com

[muffin3]

Napiszę wprost....jeśli nie trafi się na w miarę mądrego szefa, to
jest się zwykłą służącą. A niektórzy panowie mają "przydługie
rączki".....

[jasnie_panienka]

e tam, takie tam banały każdy zrobi. obowiązki podstawowe to:
1/ czytanie w myślach i wyciąganie wniosków
2/ krycie d... szefa ze wszystkich stron
3/ swobodne posługiwanie się kłamstwem
4/ wytworzenie sobie grubej skorupy na brak kultury
5/ funkcja piorunochronu uziemiającego fochy/wybuchy/plucie jadem
6/ skuteczne ukrywanie pogardy dla Bardzo Głupich Ale Bardzo Bogatych Klientów
7/ umiejętność nie robienia niczego cały dzień i w dalszym ciągu bycia gwiazdą i
osobą niezastąpioną!

[jaroosi]

Witam,
jedynym pracownikiem administracyjnym w firmie, więc "moja działka"
to korespondencja, odbieranie telefonów i obsługa fax, organizacja
produkcji ( czyli przekazywanie ilości zamówień oraz ich dat
realizacji 0. Jak produkcja "zrobi swoje " to wszelka biurokracja
związana z wysyłkami i kurierem.
Uzupełnianie braków art. biurowych i spożywczych. Podawanie kawy i
na koniec dnia mycie pozostawionych naczyń.
Natomiast jedyna rzeczą jakiej nie rozumiem jest fakt, iz to ja
wszelkimi dostepnymi metodami mam szukać nowych klient.ów, dzwonić,
umawiać wizyty, prezentacje, a jak juz to zrobię to przekazuje
wszystkie notatki umówionych spotkań przedstawicielowi handlowemu,
który jedzie w wyznaczonym dniu, w wyznaczone miejsce, przezntuje
szprzęt i.... dostaje prowizje od "swojej sprzedaży".
Jestem więc sekretarką, kadrową, prowadzę dział handlowy, po troszę
jestem przedstawicielem handlowym, a to wszystko za nie spełna 1200
zł na rękę.

[tulcymea]

świetnie to ujęłaś, aż się herbatą zakrztusiłam.
90% na tym polega, niestety

[molla7]

jasnie_panienka napisała:

> e tam, takie tam banały każdy zrobi. obowiązki podstawowe to:
> 1/ czytanie w myślach i wyciąganie wniosków
> 2/ krycie d... szefa ze wszystkich stron
> 3/ swobodne posługiwanie się kłamstwem
> 4/ wytworzenie sobie grubej skorupy na brak kultury
> 5/ funkcja piorunochronu uziemiającego fochy/wybuchy/plucie jadem
> 6/ skuteczne ukrywanie pogardy dla Bardzo Głupich Ale Bardzo
Bogatych Klientów
> 7/ umiejętność nie robienia niczego cały dzień i w dalszym ciągu
bycia gwiazdą
> i
> osobą niezastąpioną!

to jest samo gęste tego zawodu:))))

[nomercy]

A ja mam pytanie do tych wysyłających korespopndencje -
papierową :) - czy chodzicie na poczte w godzinach pracy, czy moze
poświęcacie swój wolny czas po pracy?
Może ktoś wie jak to powinno wygladać "przepisowo"?

[elektra212]

Wysyłanie korespondencji firmowej powinno odbywać się w godzinach pracy! To nie
jest spotkanie z koleżanką na kawie, tylko wypełnianie obowiązków służbowych. No
chyba, że płacą Ci nadgodziny na stanie w kolejce na poczcie po pracy :)
Długo biegałam tak właśnie z korespondencją po godzinach- w umowie godziny pracy
9:00-17:00, a faktycznie przychodziłam na 8:00, bo zawsze było coś jeszcze rano
do zrobienia, później 8h siedzenia i po 17:00 jeszcze bieg na pocztę i
przynajmniej pół godziny stania w kolejce.
Po rozmowie z dyrektorem mojego działu dostałam pomoc na pół etatu i teraz
wychodzimy załatwiać różne sprawy na zmianę, w czasie kiedy jesteśmy we dwie.
Problem się rozwiązał.

[libra28]

ja chciałabym się dowiedzieć jakie macie wykształcenie i jakie
musiałyście spełniać wymagania, co musiałyście umieć już na starcie?

[tulcymea]

Ukończona - filologia angielska, główne wymagania, specyfika
stanowiska - tłumaczenia korespondencji, narad (symultanka),
tłumaczenia techniczne.
58% moich obowiązków to tłumaczenia wszelkiego typu, 15% ewidencja,
archiwizacja korespondencji oraz pamiętanie co było w danym piśmie
napisane i szybkie tego odnajdowanie, 22% zajmowanie się zadaniami
przełożonego gdyż się nie wyrabia lub nie lubi, 5% ogólna obsługa
biura, gości itp.

[kasiulaaa11]

Ja tez jestm po filologii angielskiej :). Skonczylam rowniez
dziennikarstwo i studia podyplomowe z zakresu doradztwa zawodowego.
Znam tez bardzo dobrze francuski, ktory mi sie niestety w obecnej
pracy do niczego nie przydaje :(.
Pozdrawiam

[kasiulaaa11]

A zakres obowiazkow:
tlumaczenia, prezentacje, bardzo duzo podrozy (samoloty, hotele,
wizy, itd)
budzet, spotkania, duzo spotkan :)
ogolnie jest ciekawie :)

[haotix]

Witam,
moj zakres obowiązkow to przede wszystkim tłumaczenia, pisemne i
ustne i to nie tylko dla szefa, ale dla wszystkich dyrektorów i
kierowników, pisma w imieniu zarządu, poza tym wspólnie z kolezanką
typowe obowiązki w sekretariacie jak kawa dla gości szefa,
zamawianie materiałów biurowych, odbieranie tel. i inne organizacjne
sprawy. Korespondencja zajmuję się tylko wtedy jak kolezanka
sekretarka na urlopie lub zwolnieniu.
Chcialabym być po prostu tłumaczem, ale obawiam sie ze bez tej
otoczki organizacyjnej same tłumaczenia stalyby sie trochę nudne.Co
do kwalifikacji to u mnie głownie językowe, jetsem po filologii.

[tulcymea]

a ja wolałabym być tylko i wyłącznie tłumaczm, ale za mało jeszcze
wiem:o) wyspecjalizowałam się tylko w jednej dziedzinie, trudno
byłoby mi przetłumaczyć tekst z farmacji, IT czy przetwórstwa
warzyw. Pracowałam krótko w biurze tłumaczeń i wiem ile to pracy
wymaga, ile tekstów trzeba przetłumaczyć, przeczytać fachowej
literatury itp. Tak jak wspomniałaś haotix, ta cała otoczka nadaje
jednak urozmaicenia.

[wacaga]

No to ja to co wy :) i do tego jeszcze zajmuje się sprzedaża, i
działem kadrowym. czasami rekrutacje. wszystkie zakresy obowiązków i
plan treningów. :) pewne jest ze sie nie nudze :) pozdrawiam i
miłego dnia :D

[raeven_wwa]

Kiedy przychodziłam do mojej obecnej pracy (duuża korporacja)
pracowałam sama i miałam święty spokój;czytaj: zajmowałam sie
sekretariatem, kalnedarzem, oragnizacją delegacji i spotkań,
cateringiem,tłumaczeniami, prezentacjami, dabaniem o terminową
realizacje projektów podległych mojemu bossowi dyrektorów jednostek.
Teraz pracuję z koleżanką a roboty jest tyle że mogłabym nie
wychodzić z firmy. Mam podpiętych x skrzynek i kalendarzy w
outlooku, i muszę orientować się absolutnie w wszystkim co robi mój
szef poczynając od picia kawy, spraw prywatnych a kończąc na
szczegółowej znajomości wszelkich projektów realizowanych w naszej
strukturze.
Obawiam się że jeśli dalej tak pójdzie to zejdę na zawał przed 30-
stką:(

[jasnie_panienka]

spłać kredyty i uciekaj.

[margherita_22]

Ja to miałam pecha, przez jakiś czas pracowałam w pewnej firmie
spożywczej jako asystentka + księgowa w jednym, oczywiście szybko
zrezygnowałam...aha i mówiąc może niezbyt ładnie miałam jeszcze
robić jako prywatna prostytutka szefa....TAKIM PRACOM TO MY
DZIĘKUJEMY!!! zohydziło mi to doszczętnie pracę...

[curlymeg]

przez 2,5 roku jestem asystentką zarządu, kierownikiem sekretariatu,
czasem nie widać różnicy :) do obowiązków należy:
1) kawa
2) dbanie o czystość (pokazywanie paniom sprzątaczkom co jest do
zrobienia)
3) opisywanie faktur
4) odbieranie telefonów
5) korespondencja
6) koordynowanie działań z zakresu produkcji materiałów
marketingowych
7) organizowanie imprez marketingowych (największa to dla ponad 300
osób)
8) zamawianie art. spożywczych i biurowych
9) archiwizacja dokumentów (wszystkie umowy - niektóre mające po 60
stron skanowanie i na serwer + odpowiedni opis)
10) rezerwacja sal konferencyjnych i walka z kimś, kto chce się
wpchnąć "na chama" :)
11) catering itp (ale szef sam sobie jedzenie zamawiał, uff)

Zarobki netto 3 800pln (pomorze)

teraz szukam nowej pracy, gdzie mogłabym spróbować czegoś z zakresu
negocjacji np.

[margot452]

Od czterech lat jestem sekretarką w małej (14 osób) firmie w
Warszawie. Oprócz obowiazków wymienionych przez poprzedniczki dbam
jeszcze o to, żeby dokumenty firmy (KRS, KRK, wszelkie deklaracje
podatkowe i inna korespondencja z US, GUS, ZUS i licho wie czym)
była złożona prawidłowo i na czas. A, i księgowosć prowadzę. I rózne
dziwne rzeczy dla szefa w internecie też mi się zdarzało wyszukiwac.
I to wszystko za 1700zł netto - nowej pracy nadal szukam....

A co do chodzenia na pocztę to ja chodzę przed lub po pracy - nie
mam możliwosci wychodzenia w godzinach pracy.

[da_ria]

Szukam następczyni,Asystentki Zarządu, na pewno za więcej niż 1700
zł :-),jeśli byłabyś zainteresowana podeślij mi cv na maila
[e-mail]
Pozdrawiam

[netia_001]

Hej,
Tak z ciekawosci, czy ta praca jest jeszcze aktualna? Jestem wlasnie
w trakcie poszukiwan pracy na stanowisku asystentki/sekretarki.
Z gory dzieki

[miniam1986]

Ja też zajmuję się tym wszystkim, co już zostało wymienione.
Telefony, poczta, chodzenie na pocztę oczywiście po pracy(bo jak to
tak w czasie pracy), mimo, iz moja poprzedniczka wychodziła zawsze!
godzinę wcześniej, gdy szła na pocztę!!. Tłumaczenia umów,
dokumentów, listów, usmiechanie się, faktury, kadry, zatrudnianie
pracowników, pilnowanie Pani dyrektor ds marketingu i dzialu
technicznego, zeby o niczym nie zapomniały, szukanie zlecen,
kontahentów, pisanie ofert, podawanie kawy, pilnowanie spraw dt
odszkodowania za prywatne auto szefostwa, księgowość, wyręcznia
innych(bo przeciez moje stanowisko nie jest wymagające i nie jestem
zawalona robota przez całe 8godzin), kserowanie, drukowanie,
przygotowanie pismm, tłumaczenia rozmów na spotkaniach z
zagranicznymi kontrahentami..jest tego o wiele więcej. I wiecie co?
To wszystko za 1800zł netto. Gdy skonczył mi się 3mies okres próbny,
poszłam do szefa po podwyzkę, tłumacząc, że pomagam wszystkim
dookoła mimo, iz mam wypisany zakres obowiązków. Powiedział, że da
mi podwyżkę i umowę na czas nieokreślony. Gdy przyszło do podpisania
umowy, zarobki pozostały bez zmian i do tego umowa na czas
określony, 1 rok. Dajcie spokój. Siedzę tu, umowę przedłużyłam, ale
szukam innej pracy. Tym bardziej, że moja poprzedniczka nie była po
studiach, znała ledwo niemiecki i podobno była strasznie niekumata:-
/. Ja po studiach filologicznych, prawie tłumacz, dwa języki biegle,
zaradna, mądra :-P a zarobki te same. Spytałam się szefa czy oni
patrza na kwalifikacje czy po prostu na tym stanowisku się tyle
zarabia bez względu na kompetencje i zaangazowanie w prace.
Usłyszałam "no wiesz..". No własnie nie wiem do tej pory, dlatego
namiętnie czekam na telefony z innych firm do których wysłałam cv.
Jedyne co mnie tu trzyma to fakt, że do domu mam z pracy 15minut na
pieszo spacerkiem :-/ Pozdrawiam

[indiana_jonesowa]

Oprócz wszystkich przez was wymienionych obowiązków mam jeszcze
zawierania umów reklamowych (sponsoring drużyn sportowych),
zamawianie kalendarzy, gadżetów itp itd oraz rozbię za złotą rączkę
(w ten sposób firma zaoszczędza na serwisach i naprawach 600zł
miesięcznie) :)))