Prośba o radę

[katiuszka25]

W swojej pracy zajmuję sie typowymi czynnościami
sekretarki/asystentki. Sekretariat zorganizowała b. dobrze moja
poprzedniczka, kiedy przyszłam na jej miejsce miałam za zadanie
trzymać sie ustalonych reguł, nie am więc żadnego problemu, gdyby
nie to że zarzucono mi że jestem za mało kreatywna:( Ale jak tu
wykazać sie kreatywnością, kiedy wszystko działa b. dobrze. Ostatnio
wpadłam na pomysł zorganizowania archiwum zakładowego - takiego z
prawdziwego zdarzenia. Sadze że dobrze byłoby popracowac również nad
poprawą przepływu informacji w firmie, bo to kuleje u nas. Z tym
także wiąże się moje pytanie do Was - czy spotkałysvcie sie z czymś
takim, jakąś istotną innowacją w tym zakresie? Jakie jeszcze macie
pomysły na kreatywność, dodam że mój szef jest BARDZO samodzielny,
mam kłopoty nawet żeby dowiedzieć sie o jego terminarz. Może cos w
tym kierunku. Jak sądzicie?? Pozdrawiam serdecznie!!

[lektorka]

Co do terminarza - czy masz dostęp do jego kalendarza w Outlooku?
Albo gdzie zapisuje swoje spotkania? Na pewno jest tam
opcja "share". Powiedz mu, że to ułatwi ci pracę.

Co do archiwum - ja ostatnio też nad tym myślę. Dużo zalezy od tego
czy firma chce archiwum zorganizować niskim kosztem czy zgadza się
na zakup np. programu komputerowego itp.
Jedna firma może organizować archiwum na zasadzie spisu segregatorów
w Excelu. Spis wygląda w ten sposób, że wypełniane są rubryki:
klient, sprawa, kto prowadził sprawę, który to numer segregatora i
dodatkowe informacje (że np. w środku są dokumenty dotyczące
sprzedaży jakieś spółki itp).
Inna firma może zakupić specjalny program, który będzie tworzył
listę dokumentów. I każdy dokument będzie w specjalny sposób opisany
(liczba stron dokumentów, czy to email, fax, kopia, faktura).
Ja jeszcze zastanawiam się nad programem lub folderem, który będzie
dostępny dla wszystkich użytkowników. Folder będzie bezpłatny,
program w zależności od ilości stanowisk może być drogi.
Folder byłby powiedzielony na klientów, klienci na poszczególne
podfoldery, np. faktury, korespondencja, dokumenty itp. Ewentualnie,
jeśli jednego klienta będą dotyczyć różne sprawy, to można założyć
podfoldery sprawy X, sprawy Y, a potem podzielić je na rachunki,
korespondencję...
Ostatnio dąży się do elektronicznej archiwizacji dokumentów. Także
każdy dokument trzeba byłoby skanować i wrzucać do takiej bazy.
Dobrze byłoby gdyby dokumnety jeśli były nanoszone zmiany
zachowywały poprzednie wersje do wglądu.

[katiuszka25]

Firma raczej nie przywiązuje specjalnej wagi do problemu
archiwizacji, dlatego wszystko muszę wywalczyc i robic na własna
rekę. Ale takie elektroniczne archiwum też miałoby sens, tylko bazę
danych musiałabym stworzyc sama w Exelu, masz może doświadczenie w
tej kwestii? Dzieki za podpowiedź!!

[katiuszka25]

Witam, mam pytanie dosyć kłopotliwe, w parcy organizuje spotkanie
przedświateczne dla pracowników. Przygotować musze informację, kiedy
takie spotkanie ma być zorganiozowane. Nie wiem jak mam je nazwać,
ponieważ w firmie są osoby innego wyznania, nie uznajace Świat
Wielaknocnych i kiedy będzie wprost napisane Spotkanie z okazji
Świat Wielkiej Nocy to po prostu nie przyjdą :-/ Wiem że to dziwne,
ale moze macie jakieś pomysły? Pozdrawiam

[lektorka]

A czy wiadomo kto jest innego wyznania?
Czy wiadomo, że te osoby się nie dostosują? Mnie nikt nie pyta, czy
jestem prawosławna, muzułmanka, żydówka. Tak sie przyjęło.
Czy na takim spotkaniu będą poruszane kwestie związane z firmą,
przyszłymi planami? Czy to tylko spotkanie na jajeczko, życzenia i
to wszystko? Myślę, że wyznawcy innej wiary poczują się niezręcznie,
jeśli zostaną zaproszeni na spotkanie "organizacyjne", a okaże się,
że przy okazji wspomina się mękę itp.
To pomysł szefa, żeby spotkania Wielkanocnego nie nazywać
Wielkanocnym?

[jasnie_panienka]

Sekretariat zorganizowała b. dobrze moja
> poprzedniczka, kiedy przyszłam na jej miejsce miałam za zadanie
> trzymać sie ustalonych reguł, nie am więc żadnego problemu, gdyby
> nie to że zarzucono mi że jestem za mało kreatywna:(

po pierwsze:
- ważne KTO zarzuca. szef? czy znudzona biurowa rezydentka czepiająca się kogo
wlezie?
po drugie:
- jeśli to szef zarzuca, to zapytaj go czego od ciebie oczekuje w ramach tej
"kreatywności". w końcu sekretarka to nie pomysłowy Dobromir.