Dodaj do ulubionych

asystentka

17.03.07, 15:32
witam, jestem nowa na forum i od kilku miesiecy rowniez nowa w pracy..jestem
zatrudniona na stanowisku asystentki prezesa. Powiedzcie (bo macie wiekszy
staz w tym zawodzie) jakie ulepszenia mozna wniesc do biura (sekretariatu).
Szef wezwal mnie na rozmowe i powiedzial, ze spodziewa sie jakichs pomyslow z
mojej strony...jak ulatwic prace i jemu i sobie. Co zrobic zeby pamietac o
wszystkim i "myslec" za szefa?? z gory dzieki za wszystkie sugestie i
pozdrawiam!!:)
Obserwuj wątek
    • monika_04 Re: asystentka 17.03.07, 15:51
      Zastanów się co ci najbardziej się w pracy nie podoba? Z czym masz kłopot? Jedna
      z dziewczyn miała kłopot z pracownikami firmy, którzy nachodzili ją z pilnymi
      dokumentami. Może coś można usprawnić w relacjach prezes-sekretarka- pracownicy
      albo prezes-sekretarka-klienci? Może coś z obiegiem dokumentów? Faksów?
      Korespondencja elektroniczna? Na pewno znajdziesz coś nad czym można popracować
      • ludka78 Re: asystentka 17.03.07, 16:40
        dzieki za odpowiedź:) chodzi o to, że problemem jest dla mnie zapamiętywanie
        wszystkich spotkań..prowadzę kalendarz prezesowi ale pewne sprawy mi umykają.
        Nie wiem czy to kwestia mojego zapominalstwa czy po prostu wprawy:) problemem
        jest również organizacja pracy. codzien dochodza nowe sprawy do
        realizacji..choc nad innymi jeszcze pracuje. Macie może jakiś system
        wypracowany, który jest pomocny w takiej pracy? Jak to wygląda u Was? Jak
        wyglada praca w innych sekretariatach? wiem, ze kazda asystentka zajmuje sie
        czym innym, to zależy i od miejsca pracy i od szefa. Czytalam rowniez posty
        innych dziewczyn na forum ale nie wiem co odpowiedziec szefowi w poniedzialek
        gdy zapyta sie mnie co wymyslilam aby usprawnic prace sobie i sekretarce.
        • monisienek Re: asystentka 19.03.07, 12:07
          Ja od samego początku ZAWSZE chodziłam do Preza z notatnikiem / kalendarzem.
          Wszystkie najdrobniejsze sprawy, jakie miał, zapisywałam jedna za drugą, bo
          wiem, że mam sklerozę...

          Potem je załatwiałam po kolei.

          Jak potem rozmawialiśmy, to Prez mi powiedział, że się wykazuję niesamowitą
          pamięcią. ;O)))))))
          Jego poprzednie asystentki czasem o czymś zapominały, a ja o niczym nie
          zapomniałam. :O)

          Zobaczcie, jak prosty sposób na Twoją wadę zamienia ją w wielką zaletę. :O)
          Do tej pory się dziwię...

          Może powiedz mu, że w miarę, jak będziesz się rozkręcać w pracy, będziesz na
          pewno usprawniać swoją pracę.
          Trudno tak od razu w ciemno z rękawa sypać propozycjami, jak nie wiesz jeszcze
          dokładnie, jak wygląda Twoja praca.

          Ja cały czas tu coś usprawniam. :O)

          Poza tym wystarczy, że zaczniesz pracować po swojemu...
          To już będzie inaczej i trochę sprawniej. :O))))

          Powodzenia.
          • wioleta09 Re: asystentka 19.03.07, 15:48
            dzięki za odpowiedź:) ja równiez chodze do swojego szefa z kalendarzem. Rzadko
            kiedy o czyms zapominam ale czy przygotowujecie jakies zestawienia dotyczące
            spraw w toku, czy macie moze już jakiś sprawdzony formularz w wordzie czy w
            excelu? jak prowadzicie ewidencje wszystkich wydatków poniesionych w danym
            miesiącu (tzn. wprowadzacie do jakiegoś formularza budżet)? wiem, ze trudno
            znaleźć "złoty środek" ale czesto słyszę.."musi pani myślec za mnie". czasami
            mysle, ze sie nie nadaje...
            • monisienek Re: asystentka 20.03.07, 12:14
              Ja mam taki prosty system...
              Mianowicie mam kalendarz z dniem na jednej stronie i z odrywanymi rogami.
              Zawsze danego dnia jak są jakieś nowe sprawy, to zapisuję, ale róg odrywam
              dopiero jak są już załatwione.
              I potem jak idę do Preza, to przeglądam kalendarz wstecz na strony z rogami i
              mu mówię, co się dzieje w sprawach nie załatwionych.
              Jak już wszystkie sprawy załatwione, to odrywam róg. :O)

              Staram się też używać Outlooka do zadań, ale jakoś nie mogę się przestawić.
              Prez jakoś sobie radzi, bo zawsze rano sobie drukuje i terminarz na cały
              tydzień i do tego jakieś właśnie zadania, które jak mi przekaże, to odhacza. ;O)
      • mika9965 Re: asystentka 04.05.07, 16:38
        ustal z ludźmi godziny kiedy wchodzisz z podpisami ( np. 10:00, 14:00, 17:00 )
        niech wiedza ze nie jestes ich asystentka, tylko swojego szefa, on też bedzie z
        tego zadowolony.
    • ludka78 Re: asystentka 17.03.07, 16:42
      aha...a jesli chodzi o asertywnosc to na razie nie mam problemów:)) delikwentów
      z "pilnymi" pismami oraz sprawami udaje mi sie przegonic do kogos
      innego.No...chyba, ze sprawa naprawde jest pilna, wtedy wchodze do szefa..
    • kabaste Re: asystentka 20.03.07, 12:04
      Ja u siebie w biurze wprowadziłam komputerowy rejestr pism przychodzących i
      wychodzących. Teraz jak mnie ktoś pyta o pismo z zeszłego roku, z dnia jakiegoś
      tam, to nie muszę ślęczeć godzinami nad księgą korespondencyjną tylko wrzucam w
      kompa nazwę szukanego pisma lub jego datę i mam w mgnieniu oka szukane pisemko.
      No i wszyscy to chwalą.
      • monisienek Re: asystentka 20.03.07, 12:17
        Jako, że moja firma się dopiero tworzy, na początku też nie było żadnego
        systemu ewidencji korespondencji.
        Sama stworzyłam taką tabelkę w Excelu, którą się codziennie drukuje jak coś
        przychodzi poleconego i info zostaje w pliku.
        Żadne uzupełnianie księgi pism przychodzących i wychodzących!

        I też jak ktoś potrzebuje coś znaleźć, to łatwo można przeszukać cały arkusz
        zamiast wertować papierowe raporty poczty.
          • monisienek Re: asystentka 21.03.07, 10:44
            U nas jest tak, że wpisuje się wychodzące i przychodzące do komputera, a potem
            DRUKUJE dzienne raporty i archiwizuje je.
            Więc jak system padnie jest zawsze papierowa wersja zarchiwizowana. :O)
            • stokrotka18jac Re: asystentka 02.06.07, 16:49
              Witam! Mam prosbę. Pracuuję na recepcji duzej firmy i papierowa ksiązka
              korespondencji wychodzącej i przychodzacej natręcza wielu problemów, zwłaszcza
              jezeli cos trzeba pilnie odnaleźć. Bardzo bym prosiła o podpowiedz jak można to
              robić w komputerowym pliku. I w jaki sposób komputerowo uzyskać podpis od kogoś
              pd odebranym dokumentem? Pzdrawiam i z góry dziękuje za odpowiedź.
              • monika_04 Re: asystentka 02.06.07, 18:37
                Mozesz założyć rejestr w Excelu ale podpis elektronicznie? I tak musiałabyś
                wydrukować na pewno i uzyskać podpis odręczny...
                Wiem, że są programy do elektronicznego zarządzania dokumentacją w tym archiwum.
                Nawet jedna oferta mailem do mnie dotarła. Są też systemy typu CRM. Zależy od
                specyfiki firmy i tego czy kierownictwo jest podatne na nowości (moje niestety
                nie jest).
      • ludka78 Re: asystentka 21.04.07, 15:18
        witam
        a czy mogłabym prosić o przesłanie takiego formularza na mój adres e-mail?
        byłabym baaaardzo wdzięczna ludka78@gazeta.pl, pozdrawiam!
      • aga2818 Re: asystentka 29.06.07, 15:33
        mam prośbę bo ja mam straszny problem z tą korespondencją i odszukiwaniem
        ciągle zaginionych pism.Jak to robisz skanujesz każde pismo ? Gdzie potem
        zapisujesz?
    • anna.marianska Re: asystentka 11.04.07, 00:30
      Myślę, że dla każdego szefa jest ważne nie tylko co zaprezentujesz (jakie masz
      pomysły), ale także jak to zrobisz. Czy masz dostatecznie dużo siły
      przekonywania, odpowiednie argumenty, postawę. To, jak okażesz swoje
      zaangażowanie i chęć wprowadzenia zmian, najczęściej determinuje decyzję szefa.
      Osobiście bardzo dużo dało mi szkolenie dla asystentek, na którym byłam w
      Competitive Skills, nauczyłam się jak wartościować siebie i swoją pracę,
      przekazałam też mojemu szefowi, jak wiele mogę zrobić dla firmy, jak ważna jest
      moja rola w kształtowaniu wizerunku firmy. Jestem dumna ze swojej pracy, z
      etykiety biznesowej, którą noszę każdego dnia oraz z tego, że poczucie wpływu
      na los całej firmy motywuje mnie do coraz większego zaangażowania w życie
      zawodowe. Mój szef też mnie docenił i coraz częściej "wystawia" mnie frontem do
      klientów. Jak chcecie, to same zerknijcie na te szkolenia. Nie wiem, czy
      jeszcze je organizują, ale być - to samo - warto.
      • maga95 Re: asystentka 15.04.07, 22:07
        Jak przyszłam do nowej pracy, to zauważyłam, że pracownicy traktują sekretariat
        i osobę w nim pracującą jak help-desk:)do rozwiązywania problemów wszelkich.
        Również wykonywania obowiązków pracowników, którzy są bardzo zajęci mądrą pracą
        a nie mają czasu na głupoty, jak np. pakowanie i adresowanie wysyłanej przez
        siebie korespondencji. Systematycznie z tym walczę i mam już sukcesy. Nie
        wykonujmy pracy za innych. Niech wiedzą, że też jesteśmy zajęte, że mamy swój
        nieraz bardzo rozległy zakres obowiązków. To takie jakby kierowanie pracą
        innych. To budzi respekt:)
    • sylwia324 Moje rady: 15.04.07, 23:37
      Ja już pracuję kilka lat jako sekretarka i mogę ci coś poradzić. Przede
      wszystkim jako osoba początkująca staraj się nie zrobić sobie wrogów wśród
      zwykłych pracowników. Staraj się też dokładnie rozumieć polecenia szefa, lepiej
      zadać dwa razy pytanie, niż coś źle zrobić, zwłaszcza na początku.
      Kolejna sprawa, to ubiór. Nie wiem, jakie macie zasady, ale lepiej ubierać się
      skromnie. W przeciwnym razie możesz wywołać zazdrość innych koleżanek, a to nie
      jest dobre. Po co dawać komuś argument w postaci stereotypu "głupiutkiej
      sekretarki w mini" ?
    • ashraf Re: asystentka 16.04.07, 00:29
      Popieram pomysl kolezanek z elektronicznym rejestrem pism przychodzacych (u
      mnie 99,9% to faksy, gdyz zwykla poczta przychodza najczesciej listy polecone
      imienne ktorych nie otwieram). Kazdy wazny faks kseruje, kopie wpinam do
      segregatora i raz w tygodniu dolaczam do niego wydruk z rejestru. Podobnie
      rejestruje listy polecone imienne (mozna latwo sprawdzic kiedy dana firma z
      kims sie kontaktowala). Oprocz tego prowadze rejestr poczty wychodzacej -
      glownie ze wzgledu na mozliwosc szybkiego rozliczenia kosztow poczty na
      dzialy:) No i jeszcze rejestr umow - rzecz oczywista. Pod reka zawsze mam
      karteczki samoprzylepne i notatnik, w ktorym notuje wszystkie sprawy od razu,
      bo niestety tez mam krotka pamiec;) Jezeli zajmujesz sie zamawianiem materialow
      biurowych, biletow kolejowych itd., to warto nauczyc wspolpracownikow ze ZAWSZE
      musza ci wyslac zapotrzebowanie na @ - unikniesz nieprzyjemnych sytuacji i przy
      okazji odciazysz sobie pamiec:) Z przyczyn oczywistych nie dotyczy to zarzadu.
      Wszystkie wydatki najlepiej od razu wprowadzac do odpowiednich zestawien w
      excelu, no i na wszelki wypadek kopiowac faktury i gdzies je przechowywac. No i
      przede wsystkim nie przejmuj sie tak bardzo! Wszystko sie ulozy i za pare
      miesiecy bedziesz sie smiac ze swoich dylematow - sama to przerabialam.
      Pozdrawiam
    • agusia99 Re: asystentka 30.06.07, 01:02
      Ja też jestem nowa na forum - cieszę się, że takie powstało. Jako sekretarka
      pracuję od 1996 r. w różnych firmach - ostatnio w kancelarii prawnej. Zwykle
      miałam 3 prawników (do obsługi). Dwóch z nich było bardzo samodzielnych, a
      ostatni - jak dziecko. Kserowałam i wpinałam WSZYSTKIE przychodzące i wychodzące
      dokumenty. Nieraz uratowało mi to tyłek. Szef "pozwalał" mi na porządkowanie
      jego biurka. Dzięki temu dowiadywałam się jakimi sprawami się zajmuje i na kiedy
      musi daną rzecz zrobić. Codziennie robiłam mu tabelkę i wykreślałam pozycje
      załatwione. Niezałatwione - przepisywałam na następny dzień. Taką kartkę
      otrzymywał przed wyjściem do domu. A następnego dnia wchodził do biura i
      krzyczał "Pani Agnieszko - praca domowa odrobiona" i wszystkim robiło się
      przyjemnie. Gorąco pozdrawiam i jak będę mogła, chętnie coś jeszcze podpowiem.
      Aga
Inne wątki na temat:

Nie pamiętasz hasła

lub ?

 

Nie masz jeszcze konta? Zarejestruj się

Nakarm Pajacyka