asystentka

[ludka78]

witam, jestem nowa na forum i od kilku miesiecy rowniez nowa w pracy..jestem
zatrudniona na stanowisku asystentki prezesa. Powiedzcie (bo macie wiekszy
staz w tym zawodzie) jakie ulepszenia mozna wniesc do biura (sekretariatu).
Szef wezwal mnie na rozmowe i powiedzial, ze spodziewa sie jakichs pomyslow z
mojej strony...jak ulatwic prace i jemu i sobie. Co zrobic zeby pamietac o
wszystkim i "myslec" za szefa?? z gory dzieki za wszystkie sugestie i
pozdrawiam!!:)

[monika_04]

Zastanów się co ci najbardziej się w pracy nie podoba? Z czym masz kłopot? Jedna
z dziewczyn miała kłopot z pracownikami firmy, którzy nachodzili ją z pilnymi
dokumentami. Może coś można usprawnić w relacjach prezes-sekretarka- pracownicy
albo prezes-sekretarka-klienci? Może coś z obiegiem dokumentów? Faksów?
Korespondencja elektroniczna? Na pewno znajdziesz coś nad czym można popracować

[ludka78]

dzieki za odpowiedź:) chodzi o to, że problemem jest dla mnie zapamiętywanie
wszystkich spotkań..prowadzę kalendarz prezesowi ale pewne sprawy mi umykają.
Nie wiem czy to kwestia mojego zapominalstwa czy po prostu wprawy:) problemem
jest również organizacja pracy. codzien dochodza nowe sprawy do
realizacji..choc nad innymi jeszcze pracuje. Macie może jakiś system
wypracowany, który jest pomocny w takiej pracy? Jak to wygląda u Was? Jak
wyglada praca w innych sekretariatach? wiem, ze kazda asystentka zajmuje sie
czym innym, to zależy i od miejsca pracy i od szefa. Czytalam rowniez posty
innych dziewczyn na forum ale nie wiem co odpowiedziec szefowi w poniedzialek
gdy zapyta sie mnie co wymyslilam aby usprawnic prace sobie i sekretarce.

[monisienek]

Ja od samego początku ZAWSZE chodziłam do Preza z notatnikiem / kalendarzem.
Wszystkie najdrobniejsze sprawy, jakie miał, zapisywałam jedna za drugą, bo
wiem, że mam sklerozę...

Potem je załatwiałam po kolei.

Jak potem rozmawialiśmy, to Prez mi powiedział, że się wykazuję niesamowitą
pamięcią. ;O)))))))
Jego poprzednie asystentki czasem o czymś zapominały, a ja o niczym nie
zapomniałam. :O)

Zobaczcie, jak prosty sposób na Twoją wadę zamienia ją w wielką zaletę. :O)
Do tej pory się dziwię...

Może powiedz mu, że w miarę, jak będziesz się rozkręcać w pracy, będziesz na
pewno usprawniać swoją pracę.
Trudno tak od razu w ciemno z rękawa sypać propozycjami, jak nie wiesz jeszcze
dokładnie, jak wygląda Twoja praca.

Ja cały czas tu coś usprawniam. :O)

Poza tym wystarczy, że zaczniesz pracować po swojemu...
To już będzie inaczej i trochę sprawniej. :O))))

Powodzenia.

[wioleta09]

dzięki za odpowiedź:) ja równiez chodze do swojego szefa z kalendarzem. Rzadko
kiedy o czyms zapominam ale czy przygotowujecie jakies zestawienia dotyczące
spraw w toku, czy macie moze już jakiś sprawdzony formularz w wordzie czy w
excelu? jak prowadzicie ewidencje wszystkich wydatków poniesionych w danym
miesiącu (tzn. wprowadzacie do jakiegoś formularza budżet)? wiem, ze trudno
znaleźć "złoty środek" ale czesto słyszę.."musi pani myślec za mnie". czasami
mysle, ze sie nie nadaje...

[monisienek]

Ja mam taki prosty system...
Mianowicie mam kalendarz z dniem na jednej stronie i z odrywanymi rogami.
Zawsze danego dnia jak są jakieś nowe sprawy, to zapisuję, ale róg odrywam
dopiero jak są już załatwione.
I potem jak idę do Preza, to przeglądam kalendarz wstecz na strony z rogami i
mu mówię, co się dzieje w sprawach nie załatwionych.
Jak już wszystkie sprawy załatwione, to odrywam róg. :O)

Staram się też używać Outlooka do zadań, ale jakoś nie mogę się przestawić.
Prez jakoś sobie radzi, bo zawsze rano sobie drukuje i terminarz na cały
tydzień i do tego jakieś właśnie zadania, które jak mi przekaże, to odhacza. ;O)

[mika9965]

ustal z ludźmi godziny kiedy wchodzisz z podpisami ( np. 10:00, 14:00, 17:00 )
niech wiedza ze nie jestes ich asystentka, tylko swojego szefa, on też bedzie z
tego zadowolony.

[ludka78]

aha...a jesli chodzi o asertywnosc to na razie nie mam problemów:)) delikwentów
z "pilnymi" pismami oraz sprawami udaje mi sie przegonic do kogos
innego.No...chyba, ze sprawa naprawde jest pilna, wtedy wchodze do szefa..

[kabaste]

Ja u siebie w biurze wprowadziłam komputerowy rejestr pism przychodzących i
wychodzących. Teraz jak mnie ktoś pyta o pismo z zeszłego roku, z dnia jakiegoś
tam, to nie muszę ślęczeć godzinami nad księgą korespondencyjną tylko wrzucam w
kompa nazwę szukanego pisma lub jego datę i mam w mgnieniu oka szukane pisemko.
No i wszyscy to chwalą.

[monisienek]

Jako, że moja firma się dopiero tworzy, na początku też nie było żadnego
systemu ewidencji korespondencji.
Sama stworzyłam taką tabelkę w Excelu, którą się codziennie drukuje jak coś
przychodzi poleconego i info zostaje w pliku.
Żadne uzupełnianie księgi pism przychodzących i wychodzących!

I też jak ktoś potrzebuje coś znaleźć, to łatwo można przeszukać cały arkusz
zamiast wertować papierowe raporty poczty.

[gospodyni2]

w mojej poprzedniej firmie tak robiłam. wszystko super do momentu jak system
nam padł i zgineła połowa plików (a back up-u nie było)....

[kabaste]

Ja mam dziennik w wersji elektronicznej i ten tradycyjny więc jakby co mam
papierowy back-up ;-)

[ludka78]

dzięki za wszystkie podpowiedzi:) zamówiłam też książke dla asystentek
pietkowskiego oraz miesiecznik sekretariat..moze tam tez coś wyczytam:)

[monisienek]

Ja też mam sekretariat od kilku miesięcy.
W sumie to mało w nim konkretów...
Same jakieś luźne artykuły...
Rozpocznę nowy temat o tym... ;O)

[monisienek]

U nas jest tak, że wpisuje się wychodzące i przychodzące do komputera, a potem
DRUKUJE dzienne raporty i archiwizuje je.
Więc jak system padnie jest zawsze papierowa wersja zarchiwizowana. :O)

[stokrotka18jac]

Witam! Mam prosbę. Pracuuję na recepcji duzej firmy i papierowa ksiązka
korespondencji wychodzącej i przychodzacej natręcza wielu problemów, zwłaszcza
jezeli cos trzeba pilnie odnaleźć. Bardzo bym prosiła o podpowiedz jak można to
robić w komputerowym pliku. I w jaki sposób komputerowo uzyskać podpis od kogoś
pd odebranym dokumentem? Pzdrawiam i z góry dziękuje za odpowiedź.

[monika_04]

Mozesz założyć rejestr w Excelu ale podpis elektronicznie? I tak musiałabyś
wydrukować na pewno i uzyskać podpis odręczny...
Wiem, że są programy do elektronicznego zarządzania dokumentacją w tym archiwum.
Nawet jedna oferta mailem do mnie dotarła. Są też systemy typu CRM. Zależy od
specyfiki firmy i tego czy kierownictwo jest podatne na nowości (moje niestety
nie jest).

[ludka78]

witam
a czy mogłabym prosić o przesłanie takiego formularza na mój adres e-mail?
byłabym baaaardzo wdzięczna [e-mail], pozdrawiam!

[aga2818]

mam prośbę bo ja mam straszny problem z tą korespondencją i odszukiwaniem
ciągle zaginionych pism.Jak to robisz skanujesz każde pismo ? Gdzie potem
zapisujesz?

[anna.marianska]

Myślę, że dla każdego szefa jest ważne nie tylko co zaprezentujesz (jakie masz
pomysły), ale także jak to zrobisz. Czy masz dostatecznie dużo siły
przekonywania, odpowiednie argumenty, postawę. To, jak okażesz swoje
zaangażowanie i chęć wprowadzenia zmian, najczęściej determinuje decyzję szefa.
Osobiście bardzo dużo dało mi szkolenie dla asystentek, na którym byłam w
Competitive Skills, nauczyłam się jak wartościować siebie i swoją pracę,
przekazałam też mojemu szefowi, jak wiele mogę zrobić dla firmy, jak ważna jest
moja rola w kształtowaniu wizerunku firmy. Jestem dumna ze swojej pracy, z
etykiety biznesowej, którą noszę każdego dnia oraz z tego, że poczucie wpływu
na los całej firmy motywuje mnie do coraz większego zaangażowania w życie
zawodowe. Mój szef też mnie docenił i coraz częściej "wystawia" mnie frontem do
klientów. Jak chcecie, to same zerknijcie na te szkolenia. Nie wiem, czy
jeszcze je organizują, ale być - to samo - warto.

[maga95]

Jak przyszłam do nowej pracy, to zauważyłam, że pracownicy traktują sekretariat
i osobę w nim pracującą jak help-desk:)do rozwiązywania problemów wszelkich.
Również wykonywania obowiązków pracowników, którzy są bardzo zajęci mądrą pracą
a nie mają czasu na głupoty, jak np. pakowanie i adresowanie wysyłanej przez
siebie korespondencji. Systematycznie z tym walczę i mam już sukcesy. Nie
wykonujmy pracy za innych. Niech wiedzą, że też jesteśmy zajęte, że mamy swój
nieraz bardzo rozległy zakres obowiązków. To takie jakby kierowanie pracą
innych. To budzi respekt:)

Moje rady:

[sylwia324]

Ja już pracuję kilka lat jako sekretarka i mogę ci coś poradzić. Przede
wszystkim jako osoba początkująca staraj się nie zrobić sobie wrogów wśród
zwykłych pracowników. Staraj się też dokładnie rozumieć polecenia szefa, lepiej
zadać dwa razy pytanie, niż coś źle zrobić, zwłaszcza na początku.
Kolejna sprawa, to ubiór. Nie wiem, jakie macie zasady, ale lepiej ubierać się
skromnie. W przeciwnym razie możesz wywołać zazdrość innych koleżanek, a to nie
jest dobre. Po co dawać komuś argument w postaci stereotypu "głupiutkiej
sekretarki w mini" ?

[ashraf]

Popieram pomysl kolezanek z elektronicznym rejestrem pism przychodzacych (u
mnie 99,9% to faksy, gdyz zwykla poczta przychodza najczesciej listy polecone
imienne ktorych nie otwieram). Kazdy wazny faks kseruje, kopie wpinam do
segregatora i raz w tygodniu dolaczam do niego wydruk z rejestru. Podobnie
rejestruje listy polecone imienne (mozna latwo sprawdzic kiedy dana firma z
kims sie kontaktowala). Oprocz tego prowadze rejestr poczty wychodzacej -
glownie ze wzgledu na mozliwosc szybkiego rozliczenia kosztow poczty na
dzialy:) No i jeszcze rejestr umow - rzecz oczywista. Pod reka zawsze mam
karteczki samoprzylepne i notatnik, w ktorym notuje wszystkie sprawy od razu,
bo niestety tez mam krotka pamiec;) Jezeli zajmujesz sie zamawianiem materialow
biurowych, biletow kolejowych itd., to warto nauczyc wspolpracownikow ze ZAWSZE
musza ci wyslac zapotrzebowanie na @ - unikniesz nieprzyjemnych sytuacji i przy
okazji odciazysz sobie pamiec:) Z przyczyn oczywistych nie dotyczy to zarzadu.
Wszystkie wydatki najlepiej od razu wprowadzac do odpowiednich zestawien w
excelu, no i na wszelki wypadek kopiowac faktury i gdzies je przechowywac. No i
przede wsystkim nie przejmuj sie tak bardzo! Wszystko sie ulozy i za pare
miesiecy bedziesz sie smiac ze swoich dylematow - sama to przerabialam.
Pozdrawiam

[agusia99]

Ja też jestem nowa na forum - cieszę się, że takie powstało. Jako sekretarka
pracuję od 1996 r. w różnych firmach - ostatnio w kancelarii prawnej. Zwykle
miałam 3 prawników (do obsługi). Dwóch z nich było bardzo samodzielnych, a
ostatni - jak dziecko. Kserowałam i wpinałam WSZYSTKIE przychodzące i wychodzące
dokumenty. Nieraz uratowało mi to tyłek. Szef "pozwalał" mi na porządkowanie
jego biurka. Dzięki temu dowiadywałam się jakimi sprawami się zajmuje i na kiedy
musi daną rzecz zrobić. Codziennie robiłam mu tabelkę i wykreślałam pozycje
załatwione. Niezałatwione - przepisywałam na następny dzień. Taką kartkę
otrzymywał przed wyjściem do domu. A następnego dnia wchodził do biura i
krzyczał "Pani Agnieszko - praca domowa odrobiona" i wszystkim robiło się
przyjemnie. Gorąco pozdrawiam i jak będę mogła, chętnie coś jeszcze podpowiem.
Aga