problem z dziennikiem korespondencyjnym

[fosilen]

Witam, od pewnego czasu jestem sekretarzem zarządu jednego ze stowarzyszeń. zostałem poproszony o prowadzenie dziennika korespondencyjnego. sprawa niby łatwa ale z drugiej strony bardzo czasochłonna i biurokratyczna. problem mój dotyczy pism wychodzących. rubryki w dzienniku są standardowo opisane (lewa strona: nr kolejny, data otrzymania korespondencji, nr i data otrzymanej korespondencji, od kogo, treść, znak referenta; prawa strona: data wysłanej korespondencji, do kogo, treść, numer korespondencji uprzedniej, numer odpowiedzi na korespondencję wysłaną, nr aktu, uwagi). nadać numer korespondencji otrzymanej i wysyłanej dam radę bo system dziesiętny jest dość przejrzysty, ale co to są za rubryki nr korespondencji uprzedniej i nr odpowiedzi na korespondencję wysłaną? rozumiem, że nr aktu (w wysłanych) to nr pisma? wpisać korespondencję przychodzącą umiem, gorzej z wysłanymi. proszę o pomoc.
pozdrawiam Daniel.